ตัวสร้างแบบฟอร์ม (แม่แบบฟอร์ม)

ก่อนเริ่ม

• เมนู แม่แบบฟอร์ม (กลุ่ม Workflow เอกสาร) ต้องมีสิทธิ์ จัดการแม่แบบฟอร์ม และเมนู แม่แบบฟอร์ม — ใช้บนเว็บเท่านั้น
• แบบฟอร์มที่มีหน้าตาเฉพาะ (เช่น Memo, FM-BS-16, FM-PC-09) ทีมพัฒนาเป็นคนดูแลโครงสร้าง — ถ้าจะเปลี่ยนช่องหรือหน้ากระดาษของฟอร์มเหล่านี้ ให้ปรึกษาก่อน

สร้างแม่แบบใหม่

1. 1
   กด 「สร้างแม่แบบใหม่」 ที่หน้า 「แม่แบบฟอร์ม」

   หน้าตัวสร้างมี 3 ส่วน: ซ้าย เครื่องมือฟอร์ม · กลางคือฟอร์ม · ขวา คุณสมบัติฟิลด์

2. 2
   พิมพ์ชื่อฟอร์ม แล้วกด 「ตั้งค่า」

   กรอกข้อมูลในแท็บ ข้อมูลทั่วไป (ดูตารางด้านล่าง) — ครั้งแรกต้องมี ชื่อฟอร์ม รหัสฟอร์ม (ห้ามซ้ำ) แผนก / ฝ่ายเจ้าของ และ หมวดหมู่

3. 3
   เพิ่มช่องกรอก

   คลิกเครื่องมือทางซ้าย ระบบเพิ่มช่องไว้ท้ายฟอร์ม · ลากที่จับหน้าช่องเพื่อเรียงลำดับ · คลิกช่องเพื่อตั้งค่าทางขวา

4. 4
   กด 「บันทึก」

   แม่แบบใหม่เริ่มที่สถานะ ร่าง ยังไม่มีใครใช้สร้างเอกสารได้

5. 5
   ทดสอบ แล้วเปลี่ยนสถานะเป็น 「เผยแพร่」

   จากเมนู ⋯ บนการ์ดในหน้า แม่แบบฟอร์ม → เผยแพร่ หรือ ตั้งค่า → สถานะ แล้วบันทึก

ตั้งค่าแม่แบบ (ปุ่ม 「ตั้งค่า」 → 「ข้อมูลทั่วไป」)

ช่องกรอกและคุณสมบัติ

Workflow อนุมัติ

แท็บ Workflow อนุมัติ ใน ตั้งค่า ใช้ได้เมื่อประเภทเอกสารต้องอนุมัติ

• กด เพิ่มขั้น แล้วเลือกผู้อนุมัติของแต่ละขั้น
• สวิตช์ ล็อคผู้อนุมัติตามโซ่ด้านล่าง — เปิด = หน้าสร้างเอกสารใช้ผู้อนุมัติตามที่ตั้งไว้เสมอ เปลี่ยนไม่ได้ · ปิด = ผู้สร้างเลือกผู้อนุมัติเอง
• ล็อกอีเมลรับแจ้งเมื่ออนุมัติครบ (ไม่บังคับ) — อีเมลในช่องนี้ได้ลิงก์ PDF ทุกครั้งที่เอกสารของแม่แบบนี้อนุมัติครบ ผู้สร้างเห็นในหน้าสร้างเอกสาร (ส่งเสมอทุกใบ (แอดมินกำหนด)) แต่เอาออกไม่ได้ · คั่นหลายอีเมลด้วย , หรือขึ้นบรรทัดใหม่
• FM-BS-16 ใช้สวิตช์ ล็อคพยาน 3 ฝ่ายตามที่ตั้งด้านล่าง และกล่อง พยาน 3 ฝ่าย แทน — ฝ่ายที่เว้นว่าง ผู้สร้างเอกสารเลือกพยานฝ่ายนั้นเอง

ช่องลายเซ็น

1. 1
   กด 「ช่องลายเซ็น」 ที่แถบด้านบน
2. 2
   ลากบนพื้นที่ฟอร์มเพื่อสร้างกล่องลายเซ็น

   ลากมุมล่างขวาเพื่อปรับขนาด

3. 3
   คลิกกล่องแล้วตั้งค่า

   ใส่ ป้ายแสดง เช่น ลงนามผู้อนุมัติ เลือก ผู้ที่ต้องเซ็น (ผู้อนุมัติคนใดก็ได้ / ผู้อนุมัติขั้นที่ … / ผู้ลงนามภายนอก) และ จำเป็นต้องเซ็น

   ต้องตั้งขั้นอนุมัติใน Workflow อนุมัติ ก่อน จึงจะเลือก ผู้อนุมัติขั้นที่ … ได้

ผู้อนุมัติจะเห็นกล่องนี้ตอนเปิดเอกสาร · แบบฟอร์มประเภท แบบบันทึก ประทับลายเซ็นในโปรไฟล์ของผู้บันทึกให้อัตโนมัติ

สถานะของแม่แบบ

เปลี่ยนสถานะได้จากเมนู ⋯ บนการ์ดแม่แบบ (เผยแพร่ ซ่อนจากรายการสร้าง เก็บถาวร กลับเป็นร่าง) หรือ ตั้งค่า → สถานะ

เวอร์ชันและประวัติ

• เผยแพร่เวอร์ชัน (ปุ่มบนแถบด้านบน มีหลังบันทึกครั้งแรก) — บันทึกฟอร์มตามที่เห็น ตั้งป้ายเวอร์ชันใหม่ (ระบบเสนอเลขถัดไปให้ เช่น REV.00 → REV.01 แก้ได้) และตั้งสถานะเป็น เผยแพร่
• เอกสารที่สร้างไปแล้วยังใช้โครงฟอร์มตอนสร้าง — เฉพาะเอกสารใหม่ได้แม่แบบชุดใหม่
• ประวัติเวอร์ชัน: เมนู ⋯ บนการ์ด → ประวัติเวอร์ชัน ระบบบันทึกทุกครั้งที่แก้ไข เปลี่ยนสถานะ หรือตั้งค่าอนุมัติ · กด ย้อนกลับ เพื่อคืนแม่แบบเป็นรุ่นนั้น (ค่าปัจจุบันถูกเก็บเป็นประวัติอีกรายการ)

ทำสำเนา เก็บถาวร และลบ