บันทึกข้อตกลงผู้รับเหมา

แบบฟอร์มนี้ใช้ทำอะไร

ใช้บันทึกข้อตกลงกับผู้รับเหมา (ชุดช่าง หรือบริษัทผู้รับเหมา) เข้าระบบ โดยแนบไฟล์ข้อตกลงที่ทำไว้แล้ว ระบบจะทำ ใบปะหน้า ให้อัตโนมัติ แล้วส่งให้ พยาน 3 คน จาก 3 ฝ่ายลงนามรับทราบในระบบ

• ใครเป็นคนสร้าง: พนักงานที่ได้รับสิทธิ์ใช้แบบฟอร์มนี้ แบบฟอร์มอยู่ในโฟลเดอร์แผนก Business Support — คนที่กดสร้างจะเป็น ผู้จัดทำเอกสาร เสมอ เลือกคนอื่นแทนไม่ได้
• ใช้เมื่อไร: เมื่อทำข้อตกลงกับผู้รับเหมาเสร็จแล้ว และต้องการให้พยาน 3 ฝ่ายลงนามรับทราบ พร้อมเก็บไฟล์ข้อตกลงไว้ในระบบ
• ใครลงนาม: พยาน 3 คน เรียงตามฝ่าย — ฝ่ายประมูลงาน → ฝ่ายบัญชี → ฝ่ายBS
• ได้อะไรเมื่อเสร็จ: ไฟล์ PDF ฉบับสมบูรณ์ 1 ชุด เรียงเป็น ใบปะหน้า → ไฟล์ข้อตกลงที่แนบ → แผ่นลงนามพยาน (แผ่นสุดท้าย) และระบบส่งอีเมลแจ้งผลให้อัตโนมัติ

ก่อนเริ่ม

เตรียมสิ่งเหล่านี้ให้พร้อมก่อนเปิดแบบฟอร์ม:

• ไฟล์ข้อตกลงผู้รับเหมา — เป็นไฟล์ PDF หรือรูป (PNG, JPG, WebP, GIF, HEIC) แนบได้ 1–5 ไฟล์ ไฟล์ละไม่เกิน 30 MB · ไฟล์ Word หรือ Excel แนบไม่ได้ ต้องแปลงเป็น PDF ก่อน
• ชื่อโครงการ ที่ผู้รับเหมาเข้าทำงาน
• ชื่อชุดผู้รับเหมา — ใช้ชื่อหัวหน้าชุดตามใบสมัคร หรือชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียน
• ชื่อผู้เบิก Payment อย่างน้อย 1 คน (ใส่ได้สูงสุด 6 คน)
• หน่วยงานที่ออกเลขเอกสาร — ต้องเลือกทุกครั้ง เลขที่เอกสารจะเปลี่ยนตามหน่วยงาน เช่น FM-BS-IT-2569-0001
• รายชื่อพยาน 3 ฝ่าย — ฝ่ายประมูลงาน, ฝ่ายบัญชี และฝ่ายBS ต้องเป็นคนละคนกันทั้ง 3 คน (บางช่องผู้ดูแลระบบอาจตั้งชื่อไว้ให้แล้ว)
• ข้อมูลโปรไฟล์ของคุณ — ชื่อ ตำแหน่ง และแผนกของคุณจะพิมพ์บนใบปะหน้าในส่วน ผู้จัดทำเอกสาร ควรตรวจให้ถูกต้องก่อน

ช่องที่ต้องกรอก

เรียงตามลำดับที่เห็นบนหน้าจอ ช่องที่มีเครื่องหมาย * บนหน้าจอคือช่องบังคับ

ช่องที่ไม่ต้องกรอก: ผู้ขออนุมัติ (ระบบใช้ผู้สร้างเอกสารเสมอ จึงไม่มีช่องให้เลือก) และลายเซ็นพยาน (พยานแต่ละคนเซ็นเองตอนกดอนุมัติ)

ขั้นตอนบนเว็บ

1. 1
   เปิดแบบฟอร์ม

   กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนก Business Support จากรายการด้านซ้าย (หรือพิมพ์ FM-BS-16 ในช่องค้นหาด้านบน ค้นได้ทุกแผนก) → กด สร้าง ที่แบบฟอร์ม FM-BS-16 บันทึกข้อตกลงผู้รับเหมา

   พิมพ์ FM-BS-16 ในช่องค้นหาเพื่อหาได้เร็วขึ้น

2. 2
   เลือกหน่วยงาน

   ที่แถบด้านบนของหน้า กดช่อง หน่วยงาน แล้วเลือกหน่วยงานที่ออกเลข ระบบจะเติม เลขที่เอกสาร ให้ทันที

3. 3
   เลือกความสำคัญ

   ในกล่อง ความสำคัญของเอกสาร เลือกระดับความสำคัญ (ถ้าไม่เปลี่ยนจะเป็น ปกติ)

4. 4
   กรอกเนื้อหา

   ในกล่อง เนื้อหาแบบฟอร์ม กรอก โครงการ, ชื่อชุดผู้รับเหมา และชื่อผู้เบิก Payment อย่างน้อยคนที่ 1

5. 5
   แนบไฟล์ข้อตกลง

   ที่ช่อง ไฟล์ข้อตกลง ลากไฟล์มาวาง หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ (เลือกหลายไฟล์พร้อมกันได้) หรือกด เลือกจาก Cloud Drive / เลือกจากไฟล์สแกนเอกสาร ถ้ามีปุ่มนี้ รอจนชื่อไฟล์ขึ้นในรายการ ถ้าแนบผิดกดไอคอนถังขยะท้ายชื่อไฟล์เพื่อลบ

   แนบครบ 5 ไฟล์แล้วช่องแนบจะหายไป ต้องลบไฟล์เดิมก่อนจึงจะแนบไฟล์อื่นได้

6. 6
   เลือกพยาน 3 คน

   ในกล่อง พยานลงนาม ด้านขวา เลือกพยานทีละช่อง: 1. ฝ่ายประมูลงาน · 2. ฝ่ายบัญชี · 3. ฝ่ายBS — คนที่เลือกไปแล้วในช่องอื่นจะไม่แสดงซ้ำ ช่องที่ผู้ดูแลระบบล็อกไว้จะเห็นเป็นชื่อเฉย ๆ

7. 7
   (ไม่บังคับ) ส่งอีเมลแจ้งผลถึงคนอื่นเพิ่ม

   ในกล่อง แจ้งทางอีเมลเมื่ออนุมัติครบ เปิดสวิตช์ ส่งเพิ่มถึงอีเมลอื่น แล้วกรอกช่อง Email (และ CC Mail ถ้ามี) — ถ้าไม่ต้องการส่งเพิ่ม ปล่อยปิดไว้

8. 8
   ตรวจก่อนส่ง

   กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูใบปะหน้าและแผ่นลงนามพยานก่อนส่งจริง

9. 9
   ส่ง หรือบันทึกร่าง

   กด ส่งให้อนุมัติ เพื่อส่งให้พยานคนแรกทันที หรือกด บันทึกเป็นร่าง ถ้ายังไม่พร้อมส่ง ระบบจะพาไปหน้าเอกสาร

   ร่างที่บันทึกไว้หาได้ที่เมนู แบบฟอร์มของฉัน — เปิดแล้วกด แก้ไขเอกสาร เพื่อแก้ หรือ ส่งให้อนุมัติ เมื่อพร้อม

การอนุมัติ

พยานทั้ง 3 คนลงนาม ตามลำดับทีละคน: ฝ่ายประมูลงาน → ฝ่ายบัญชี → ฝ่ายBS พยานคนถัดไปจะได้รับแจ้งเมื่อคนก่อนหน้าอนุมัติแล้ว

• พยานจะได้รับแจ้งเตือน มีเอกสารรอการอนุมัติ และเห็นเอกสารในเมนู รออนุมัติ ทั้งบนเว็บและในแอป
• พยานเปิดเอกสาร ตรวจใบปะหน้าและไฟล์ข้อตกลงที่แนบ แล้วกด อนุมัติ → เลือกวิธีลงลายเซ็น เซ็นเอง หรือ เลือกลายเซ็นในระบบ → กด อนุมัติ อีกครั้งเพื่อยืนยัน (ในแอปคือ เซ็นออนไลน์ หรือ ลายเซ็นในระบบ)
• ถ้าพยานไม่เห็นด้วย กด ปฏิเสธ ได้ แต่ต้องพิมพ์เหตุผลในช่องความคิดเห็นก่อน — เอกสารจะจบที่สถานะ ไม่อนุมัติ และผู้สร้างได้รับแจ้ง
• ลายเซ็น ชื่อ ตำแหน่ง และวันที่ของพยานแต่ละคน จะขึ้นบน แผ่นลงนามพยาน ตรงช่องฝ่ายของตัวเอง
• เมื่อพยานคนที่ 3 อนุมัติ เอกสารเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว และผู้สร้างได้รับแจ้งเตือน เอกสารได้รับการอนุมัติ

อีเมลหลังพยานลงนามครบ: ระบบส่งอีเมลอัตโนมัติถึง ผู้สร้างเอกสาร + พยานทั้ง 3 คน (ใช้อีเมลในบัญชีผู้ใช้ของแต่ละคน) + อีเมลที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ประจำแบบฟอร์มนี้ ส่วนอีเมลที่ผู้สร้างกรอกเพิ่มตอนสร้างเอกสารจะได้รับแบบสำเนา (CC) · ในอีเมลมีปุ่มดาวน์โหลด PDF ฉบับสมบูรณ์ (ใบปะหน้า + ไฟล์ข้อตกลง + แผ่นลงนาม)

การพิมพ์และไฟล์ PDF

ปุ่มพิมพ์และดาวน์โหลด PDF ในหน้าเอกสารจะใช้ได้ หลังพยานอนุมัติครบทั้ง 3 คน เท่านั้น ระหว่างรออนุมัติยังเปิดดูเอกสารในระบบได้ตามปกติ เอกสาร 1 ชุดเรียงดังนี้:

• แผ่นแรก — ใบปะหน้า: หัวกระดาษบริษัท, เลขที่และวันที่เอกสาร, หัวเรื่อง บันทึกข้อตกลงผู้รับเหมา, โครงการ, ชื่อชุดผู้รับเหมา, รายชื่อผู้เบิก Payment 1–6, ผู้จัดทำเอกสาร (ชื่อ ตำแหน่ง แผนก/ฝ่าย) และรายการไฟล์ที่แนบ
• ถัดมา — ไฟล์ข้อตกลงที่แนบ: ทุกไฟล์เรียงตามลำดับในรายการ ไฟล์ PDF ต่อครบทุกหน้า รูปจะย่อให้พอดีหน้า A4
• แผ่นสุดท้าย — แผ่นลงนามพยาน: ข้อความว่าพยานรับทราบบันทึกข้อตกลงเลขที่นี้พร้อมจำนวนไฟล์แนบ และช่องลงนาม 3 ช่อง ฝ่ายประมูลงาน / ฝ่ายบัญชี / ฝ่ายBS
• ใบปะหน้าและแผ่นลงนามมีเลขที่เอกสารทั้งหัวและท้ายกระดาษ ถ้ากระดาษหลุดออกจากชุดก็จับคู่กลับได้
• เมื่ออนุมัติครบ ใบปะหน้าจะมี QR Code ไว้สแกนตรวจสอบที่มาของเอกสารใน Form Pro

ข้อควรระวัง

คำถามที่พบบ่อย