ใบลงทะเบียนผู้ขาย / ผู้ให้บริการ

แบบฟอร์มนี้ใช้ทำอะไร

ใช้เก็บข้อมูลของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ (บริษัท ห้างร้าน หรือบุคคลธรรมดา) ไว้ในระบบ เช่น ที่อยู่ ผู้มีอำนาจลงนาม ลักษณะกิจการ มาตรฐานคุณภาพ และสำเนาเอกสารของผู้ขาย

• ใครเป็นคนสร้าง: เจ้าหน้าที่ที่ดูแลการลงทะเบียนผู้ขาย — แบบฟอร์มอยู่ในโฟลเดอร์แผนก ฝ่ายจัดซื้อ
• ใช้เมื่อไร: เมื่อต้องการลงทะเบียนผู้ขายหรือผู้ให้บริการไว้กับบริษัท
• ประเภทเอกสาร: บันทึกอย่างเดียว ไม่ต้องอนุมัติ — กดบันทึกแล้วเอกสารเข้าระบบทันที สถานะเป็น บันทึกแล้ว
• ทำได้ 2 วิธี: กรอกเอง (เจ้าหน้าที่กรอกจากเอกสารที่ผู้ขายให้มา) หรือ ส่งให้บุคคลภายนอกกรอก (ส่งลิงก์ให้ผู้ขายกรอก แนบไฟล์ และเซ็นเอง ผู้ขายไม่ต้องมีบัญชีในระบบ)
• การส่งลิงก์ให้คนนอกกรอกเอง เปิดให้ใช้เฉพาะแบบฟอร์มนี้

ก่อนเริ่ม

• สิทธิ์ใช้แบบฟอร์ม — ต้องเห็น FM-PC-09 ในโฟลเดอร์ ฝ่ายจัดซื้อ ถ้าไม่เห็น ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบ
• ตั้งลายเซ็นเริ่มต้นในโปรไฟล์ (เว็บ: โปรไฟล์ของฉัน แท็บ ลายเซ็น · มือถือ: เมนู ลายเซ็น) — ระบบใช้ลายเซ็นนี้ตอนบันทึกเอกสาร ถ้ายังไม่ตั้ง จะบันทึกไม่ได้
• ข้อมูลผู้ขาย — ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์โทร ปีที่ก่อตั้ง ทุนจดทะเบียน รายชื่อผู้มีอำนาจทำนิติกรรม ประเภทกิจการ และผลิตภัณฑ์
• สำเนาเอกสารของผู้ขาย (ถ้ากรอกเอง) — นิติบุคคล: หนังสือรับรองบริษัท ทะเบียนการค้า ภพ.20 แผนที่บริษัท Catalogue ราคา/เงื่อนไข · บุคคลธรรมดา: ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน · และสำเนา Certificate มอก. หรือ ISO ถ้ามี
• ไฟล์ที่แนบได้ — PNG, JPG, WebP, GIF, HEIC หรือ PDF ไม่เกิน 20 MB ต่อไฟล์
• ถ้าจะส่งลิงก์ให้ผู้ขาย — เตรียมชื่อคนที่จะกรอก และอีเมลของผู้ขาย (จำเป็นเฉพาะเมื่อให้ระบบส่งอีเมล)

ช่องที่ต้องกรอก

ช่องที่มีเครื่องหมาย * ต้องกรอก ไม่อย่างนั้นบันทึกหรือส่งไม่ได้ · ใครกรอก: ถ้าเลือก กรอกเอง เจ้าหน้าที่กรอกทุกช่อง · ถ้าเลือก ส่งให้บุคคลภายนอกกรอก ผู้ขายกรอกทุกช่องเองผ่านลิงก์ (เจ้าหน้าที่กรอกล่วงหน้าให้ไม่ได้)

ขั้นตอนบนเว็บ

แบบที่ 1: กรอกเอง — ใช้เมื่อมีข้อมูลและเอกสารของผู้ขายอยู่ในมือแล้ว

1. 1
   เปิดแบบฟอร์ม

   กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนก ฝ่ายจัดซื้อ จากรายการด้านซ้าย (หรือพิมพ์ FM-PC-09 ในช่องค้นหาด้านบน ค้นได้ทุกแผนก) → กด สร้าง ที่แบบฟอร์ม FM-PC-09 ใบลงทะเบียนผู้ขาย / ผู้ให้บริการ

   พิมพ์ FM-PC-09 ในช่องค้นหาเพื่อหาแบบฟอร์มได้เร็วขึ้น

2. 2
   เลือก 「กรอกเอง」

   ปุ่มเลือกวิธีอยู่ด้านบนของหน้า ค่าเริ่มต้นคือ กรอกเอง

3. 3
   เลือกความสำคัญ

   ในกรอบ ความสำคัญของเอกสาร เลือก รอได้ / ปกติ / ด่วน / ด่วนมาก

4. 4
   กรอกเนื้อหาแบบฟอร์ม

   กรอกในกรอบ เนื้อหาแบบฟอร์ม ตามตารางช่องด้านบน ช่องที่มี * ต้องกรอก

5. 5
   แนบไฟล์เอกสารของผู้ขาย

   ในช่องเอกสารแนบแต่ละช่อง กด เลือกไฟล์ที่จะแนบ (ช่องละ 1 ไฟล์) · ช่อง ลายเซ็นผู้ให้ข้อมูล ไม่ต้องทำอะไร

6. 6
   ตรวจกรอบด้านขวา

   กรอบ ผู้ขออนุมัติ เป็นชื่อคุณ · กรอบ การยืนยัน แจ้งว่าแบบฟอร์มนี้ไม่ต้องอนุมัติ — ถ้ามีข้อความสีแดงให้ตั้งลายเซ็น ให้กด ไปตั้งลายเซ็นในโปรไฟล์ ก่อน

7. 7
   ดูตัวอย่าง

   กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูหน้าตาใบพิมพ์ก่อนบันทึก

8. 8
   บันทึก

   กด บันทึกเอกสาร เอกสารเข้าระบบทันที สถานะ บันทึกแล้ว · ถ้ายังไม่พร้อม กด บันทึกเป็นร่าง ไว้ก่อน แล้วค่อยเปิดเอกสารมากด แก้ไขเอกสาร หรือ บันทึกเอกสาร ภายหลัง

   หลังกด บันทึกเอกสาร แล้วแก้ไขเองไม่ได้ ตรวจข้อมูลให้ครบก่อน

แบบที่ 2: ส่งลิงก์ให้ผู้ขายกรอกเอง — ระบบสร้างเอกสารเปล่าและออกลิงก์ ผู้ขายเปิดลิงก์แล้วกรอกข้อมูล แนบไฟล์ และเซ็นเอง

1. 1
   เปิดแบบฟอร์มแล้วเลือก 「ส่งให้บุคคลภายนอกกรอก」

   เปิด FM-PC-09 เหมือนแบบที่ 1 แล้วกดปุ่ม ส่งให้บุคคลภายนอกกรอก ด้านบน

2. 2
   กรอกข้อมูลผู้กรอก

   ในกรอบ ข้อมูลผู้กรอก ใส่ ชื่อผู้กรอก (บังคับ) อีเมล (บังคับเฉพาะเมื่อส่งทางอีเมล) ชื่อบริษัท และ เบอร์โทร (ถ้ามี)

3. 3
   เลือกอายุลิงก์

   ที่ ลิงก์/อีเมลหมดอายุใน เลือก 3, 7, 14, 30, 60 หรือ 90 วัน (ค่าเริ่มต้น 14 วัน)

4. 4
   สร้างลิงก์

   กด สร้าง + ส่งทาง Email ให้ระบบส่งอีเมลถึงผู้ขาย หรือกด สร้างลิงก์เพื่อคัดลอก ถ้าจะส่งลิงก์เองทาง LINE หรือแชท

   กดครั้งเดียวพอ — ทุกครั้งที่กด ระบบจะสร้างเอกสารใหม่อีก 1 ฉบับ

5. 5
   ส่งลิงก์ให้ผู้ขาย

   เมื่อขึ้นกรอบ ออกลิงก์เรียบร้อย กด คัดลอกลิงก์ แล้ววางส่งให้ผู้ขาย (ถ้าเลือกส่งทางอีเมล ระบบส่งให้แล้ว) · กด เปิดดูลิงก์ ได้ถ้าอยากเห็นหน้าที่ผู้ขายจะเห็น แต่อย่ากดส่งแทนผู้ขาย

6. 6
   รอผู้ขายกรอก

   เมื่อผู้ขายกดส่ง คุณจะได้รับการแจ้งเตือน ผู้ขายส่งใบลงทะเบียนแล้ว (ถ้าผู้ขายฝากหมายเหตุไว้ จะขึ้นในการแจ้งเตือนด้วย) กดที่การแจ้งเตือนเพื่อเปิดเอกสารและตรวจข้อมูล · ในหน้าเอกสาร ส่วนประวัติจะมีรายการ บุคคลภายนอกกรอกและเซ็นผ่านลิงก์ พร้อมชื่อผู้เซ็นและหมายเหตุ

สิ่งที่ผู้ขายเห็นเมื่อเปิดลิงก์

ผู้ขายเปิดลิงก์ได้ทั้งจากคอมพิวเตอร์และมือถือ ไม่ต้องสมัครหรือเข้าสู่ระบบ · ถ้าส่งทางอีเมล หัวเรื่องจะเป็น [Form Pro] กรุณากรอกใบลงทะเบียน ตามด้วยเลขที่เอกสาร และมีปุ่ม เปิดและกรอกแบบฟอร์ม

1. 1
   เปิดลิงก์

   หน้าแรกขึ้นชื่อผู้รับ (เรียน ...) และรายละเอียดเอกสาร — ถ้าไม่ใช่ผู้รับตัวจริง ให้ปิดหน้าแล้วแจ้งผู้ส่ง

2. 2
   กรอกข้อมูลและแนบไฟล์

   กรอกช่องเดียวกับแบบฟอร์มในระบบ ช่องที่มี * ต้องกรอก แนบไฟล์ด้วยปุ่ม เลือกไฟล์ ในแต่ละช่อง

3. 3
   เซ็นชื่อ

   ลงลายเซ็นในกรอบ ลายเซ็นของคุณ ด้วยนิ้ว ปากกา หรือเมาส์ — ลายเซ็นนี้จะขึ้นในช่อง ลายเซ็นผู้ให้ข้อมูล บนใบพิมพ์

4. 4
   ฝากหมายเหตุ (ถ้ามี)

   พิมพ์ข้อความถึงผู้ส่งในช่อง หมายเหตุ (ถ้ามี) เช่น เอกสารที่จะส่งตามมาภายหลัง — ผู้สร้างเอกสารจะเห็นในการแจ้งเตือนและในประวัติของเอกสาร

5. 5
   ยืนยันและส่ง

   ติ๊กช่องยืนยันว่าเป็นผู้เซ็นเอกสารด้วยตนเอง แล้วกด ส่งเอกสาร + ลายเซ็น — เมื่อสำเร็จจะขึ้น ส่งเอกสารเรียบร้อย

• ลิงก์ใช้ได้ ครั้งเดียว — ส่งแล้วแก้ผ่านลิงก์เดิมไม่ได้ ถ้าเปิดซ้ำจะขึ้นว่า ส่งแบบฟอร์มเรียบร้อยแล้ว
• ท้ายหน้าบอกว่า ลิงก์ใช้ได้ถึง วันและเวลาใด (เวลาไทย) — เกินจากนั้นจะขึ้นว่า ลิงก์หมดอายุแล้ว ผู้ขายต้องติดต่อผู้ส่งเพื่อขอลิงก์ใหม่
• ระบบเก็บลายเซ็นพร้อมเวลา IP และอุปกรณ์ที่ใช้เซ็น ไว้ตรวจสอบภายหลัง

การอนุมัติ

แบบฟอร์มนี้ ไม่ต้องอนุมัติ — ไม่ต้องเลือกผู้อนุมัติ และไม่เข้าเมนู รออนุมัติ ของใคร

• กรอกเอง: กดบันทึกแล้วสถานะเป็น บันทึกแล้ว ทันที และระบบใส่ลายเซ็นเริ่มต้นของผู้บันทึกลงช่อง ลายเซ็นผู้ให้ข้อมูล
• ส่งลิงก์: เอกสารขึ้นสถานะ บันทึกแล้ว ตั้งแต่ตอนออกลิงก์ (ตอนนั้นยังไม่มีข้อมูล) เมื่อผู้ขายกดส่ง ข้อมูล ไฟล์ และลายเซ็นของผู้ขายจะเข้าไปอยู่ในเอกสารฉบับนั้น และผู้สร้างเอกสารได้รับการแจ้งเตือน ผู้ขายส่งใบลงทะเบียนแล้ว
• หลังบันทึกแล้ว ผู้ใช้ทั่วไปแก้ไขเนื้อหาเองไม่ได้ ต้องให้ผู้ดูแลระบบแก้ให้

การพิมพ์และไฟล์ PDF

พิมพ์หรือดาวน์โหลด PDF ได้เมื่อเอกสารมีสถานะ บันทึกแล้ว ใบพิมพ์เป็นกระดาษ A4 หน้าตาเหมือนแบบฟอร์มกระดาษ FM-PC-09 REV.00

• หัวกระดาษเป็นชื่อและที่อยู่บริษัท มุมขวาบนเป็น ทะเบียนเลขที่ (ถ้าเว้นว่าง จะใช้เลขที่เอกสาร)
• ช่องเอกสารแนบบนใบพิมพ์จะติ๊ก ✓ ให้เองตามช่องที่แนบไฟล์ไว้
• ไฟล์แนบที่เป็น PDF หรือรูปภาพ จะต่อท้ายใบฟอร์มเป็นหน้าถัด ๆ ไปในไฟล์ PDF และงานพิมพ์
• เบอร์โทรผู้ติดต่อ ไม่แสดงบนใบพิมพ์ (ดูได้ในหน้าเอกสาร)

เปิดเอกสารแล้วใช้ปุ่มด้านบน: ดูตัวอย่าง พิมพ์ ดาวน์โหลด PDF หรือ ส่ง Email เพื่อส่งไฟล์ PDF ให้คนอื่นทางอีเมล

ข้อควรระวัง

• กดสร้างลิงก์ครั้งเดียว — กดซ้ำ ระบบจะสร้างเอกสารใหม่ (เลขที่ใหม่) อีกฉบับทุกครั้ง
• ส่งลิงก์ใหม่ให้เอกสารเดิมไม่ได้ — ถ้าลิงก์หมดอายุ หาย หรือส่งผิดคน ต้องสร้างเอกสารและลิงก์ใหม่ เอกสารเปล่าฉบับเดิมยังอยู่ในระบบ (ผู้ใช้ทั่วไปลบเองไม่ได้ แจ้งผู้ดูแลระบบถ้าต้องการลบ)
• เอกสารที่ออกลิงก์แล้วขึ้น บันทึกแล้ว ทันที แม้ผู้ขายยังไม่กรอก — ดูว่าผู้ขายส่งแล้วหรือยังจากการแจ้งเตือน หรือเปิดเอกสารดูว่ามีข้อมูลแล้ว
• ผู้ขายส่งแล้วแก้ผ่านลิงก์ไม่ได้ — ถ้าข้อมูลผิด ให้ผู้ดูแลระบบแก้ หรือออกลิงก์ใหม่ให้กรอกอีกครั้ง
• อย่าพิมพ์หรือส่ง PDF ก่อนผู้ขายกดส่ง — ระหว่างรอ ใบยังไม่มีข้อมูลและลายเซ็นของผู้ขาย
• ตรวจก่อนกดบันทึก — บันทึกแล้วแก้ไขเองไม่ได้ ถ้ายังไม่แน่ใจ ให้บันทึกเป็นร่างไว้ก่อน
• ช่องแนบไฟล์รับได้ช่องละ 1 ไฟล์ — ถ้ามีหลายหน้า ให้รวมเป็น PDF ไฟล์เดียว หรือแนบเพิ่มที่ ไฟล์แนบ → อัพโหลด ในหน้าเอกสารบนเว็บ
• ช่อง ถ้าใช้ Supplier ย่อย โปรดระบุ และ จำนวนตัวอย่าง (ชิ้น) ระบบไม่บังคับ — ถ้าเลือก ใช้ Supplier ย่อย หรือ มี ชิ้นงานตัวอย่าง อย่าลืมกรอก

คำถามที่พบบ่อย