แบบฟอร์มขอรหัสวัสดุ

แบบฟอร์มนี้ใช้ทำอะไร

ใช้ขอ รหัสวัสดุใหม่ (Material Code) สำหรับวัสดุที่ยังไม่มีรหัสในระบบ บนหัวกระดาษเขียนว่า Mango ERP Material Master ผู้ขอกรอกรายการวัสดุ ส่วนผู้อนุมัติเป็นคน กรอกรหัส ให้ แล้วกดอนุมัติ

• ใครเป็นคนสร้าง: พนักงานที่ต้องการใช้วัสดุที่ยังไม่มีรหัส (เรียกว่าผู้ขอรหัส)
• ใครอนุมัติ: ผู้อนุมัติ 1 คนที่ผู้ขอเลือกตอนส่ง — บนใบพิมพ์เรียกว่าผู้อนุมัติ / ผู้สร้างรหัส
• ใช้เมื่อไร: ก่อนต้องออกใบสั่งซื้อ (PO) หรือใบสั่งจ้าง (WO) ของวัสดุที่ยังไม่มีรหัส
• ขอได้สูงสุด 10 รายการ ต่อ 1 เอกสาร
• แบบฟอร์มอยู่ในโฟลเดอร์แผนก ฝ่ายจัดซื้อ (รหัส PUR)

ก่อนเริ่ม

• รายชื่อวัสดุที่ต้องการขอรหัส พร้อมหน่วยนับ (เช่น ชิ้น, กก., ม.)
• ใช้งานที่ไหน และชื่อโครงการของแต่ละรายการ
• ประเภทการออก PO / WO ของแต่ละรายการ (ดูคำอธิบายในตารางช่องกรอกด้านล่าง)
• รูปหรือไฟล์ประกอบ เช่น รูปสินค้า หรือสเปก — แนบได้สูงสุด 4 ไฟล์ต่อรายการ (ไม่บังคับ)
• ชื่อผู้อนุมัติที่จะส่งไป (คนที่สร้างรหัสให้)
• ตรวจ เบอร์โทร และ ตำแหน่ง ในโปรไฟล์ของคุณให้ถูกต้อง เพราะจะพิมพ์ลงช่องผู้ขอรหัสบนเอกสาร

ช่องที่ต้องกรอก

ขั้นตอนบนเว็บ

1. 1
   เปิดแบบฟอร์ม

   กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนก ฝ่ายจัดซื้อ จากรายการด้านซ้าย (หรือพิมพ์ FM-PUR-MCR หรือ ขอรหัสวัสดุ ในช่องค้นหาด้านบน ค้นได้ทุกแผนก) → กด สร้าง ที่แบบฟอร์ม แบบฟอร์มขอรหัสวัสดุ

   

2. 2
   เลือกวันที่ขอ

   ในกล่องเนื้อหาแบบฟอร์ม เลือกวันที่ขอ

   

3. 3
   กรอกรายการที่ 1

   กดที่รายการที่ 1ให้ขยาย แล้วกรอกรายการหน่วยนับใช้งานที่ไหนโครงการ ติ๊กประเภทการออก PO / WO 1 ช่อง ใส่หมายเหตุถ้ามี และแนบไฟล์ได้ที่ไฟล์แนบของรายการที่ 1 (สูงสุด 4 ไฟล์) (คลิกหรือลากไฟล์มาวาง)

   

   รายการที่กรอกแล้วจะมีป้ายกรอกแล้ว ส่วนที่ยังว่างจะขึ้นว่ายังไม่ได้กรอก

4. 4
   เพิ่มรายการถัดไป (ถ้ามี)

   กดเพิ่มรายการใต้ตาราง แล้วกรอกเหมือนรายการแรก ได้สูงสุด 10 รายการ · มีหลายรายการ ใช้ปุ่มขยายทั้งหมด/ย่อทั้งหมดช่วยดู · กดไอคอนถังขยะเพื่อลบรายการที่ไม่ใช้

   

5. 5
   เลือกผู้อนุมัติ

   ด้านขวา กล่องผู้ขออนุมัติจะเป็นชื่อคุณ ส่วนกล่องผู้อนุมัติให้เลือก 1 คน (คนที่จะกรอกรหัสให้) · ถ้ามีกล่องแจ้งทางอีเมลเมื่ออนุมัติครบ เปิดได้ถ้าต้องการ

   

6. 6
   ดูตัวอย่าง

   กดดูตัวอย่างเพื่อดูหน้าตาเอกสาร A4 แนวนอน ช่องรหัสจะยังว่างอยู่ ซึ่งถูกต้องแล้ว

   

7. 7
   ส่งให้อนุมัติ

   กดส่งให้อนุมัติ ระบบจะเปิดหน้าเอกสาร สถานะเป็นรออนุมัติ และแจ้งผู้อนุมัติให้

   

   

   ถ้ายังไม่พร้อมส่ง กดบันทึกเป็นร่างแทน (บนเว็บต้องกรอกช่องที่มี * ให้ครบก่อน) ร่างจะอยู่ในเมนูแบบฟอร์มของฉันแท็บร่าง

การอนุมัติ

• มีผู้อนุมัติ 1 คน ตามที่ผู้ขอเลือก ระบบแจ้งผู้อนุมัติเมื่อมีเอกสารเข้ามา
• ผู้อนุมัติ ต้องกรอกรหัสวัสดุให้ครบทุกรายการ ก่อน จึงจะกดอนุมัติได้ (ระบบไม่ยอมให้อนุมัติถ้ารหัสยังว่าง)
• ในส่วนกรอกรหัส ผู้อนุมัติแก้ไขข้อมูลของรายการ (เช่น หน่วยนับ หรือประเภท PO / WO) ได้ถ้าจำเป็น แต่เพิ่มหรือลบรายการไม่ได้
• อนุมัติแล้ว ผู้ขอจะได้รับแจ้งว่าขอรหัสวัสดุได้รับการอนุมัติแล้ว และรหัสจะขึ้นในช่องรหัสบนเอกสาร
• ถ้าปฏิเสธ ต้องใส่เหตุผล ผู้ขอจะได้รับแจ้งพร้อมเหตุผล สถานะเอกสารเป็นไม่อนุมัติ

1. 1
   เปิดเอกสารที่รออนุมัติ

   กดเมนูรออนุมัติ แล้วคลิกเอกสารขอรหัสวัสดุในรายการด้านซ้าย

   

2. 2
   กด「อนุมัติ」ครั้งแรก เพื่อเปิดส่วนกรอกรหัส

   กล่องกรอกรหัสวัสดุ (ส่วนผู้อนุมัติ)จะขยายออก แสดงเฉพาะรายการที่ผู้ขอกรอกมา

   

3. 3
   กรอกรหัสทุกรายการ

   เปิดแต่ละรายการแล้วกรอกช่องรหัสให้ครบ

   

4. 4
   กด「อนุมัติ」อีกครั้ง แล้วยืนยัน

   ระบบตรวจว่ารหัสครบ แล้วขึ้นกล่องยืนยันการอนุมัติ กดยืนยันอนุมัติ

   

   อนุมัติจากหน้ารออนุมัติ ระบบใช้ลายเซ็นเริ่มต้นในโปรไฟล์ของคุณ · ถ้าเปิดจากหน้าเอกสาร หลังกรอกรหัสและกดอนุมัติ จะให้เลือกเซ็นเองหรือเลือกลายเซ็นในระบบ แล้วกดอนุมัติอีกครั้ง

ถ้าจะปฏิเสธ: พิมพ์เหตุผลในช่องความคิดเห็น (จำเป็นเมื่อปฏิเสธ) แล้วกดปฏิเสธ → ยืนยันปฏิเสธ

การพิมพ์และไฟล์ PDF

• เอกสารเป็นกระดาษ A4 แนวนอน ตารางมี 10 แถวเสมอ แถวที่ไม่ได้ใช้จะเว้นว่าง
• หัวกระดาษมีเลขที่เอกสาร และวันที่ ซึ่งเป็น วันที่สร้างเอกสารในระบบ (ไม่ใช่วันที่ที่กรอกในช่องวันที่ขอ)
• ช่องประเภท PO / WO ที่เลือกจะขึ้นเครื่องหมาย ✓ ส่วนช่องรหัสเป็นตัวสีแดง
• ด้านล่างตาราง: ช่องผู้ขอรหัสแสดงชื่อ ตำแหน่ง และแผนกของผู้สร้างเอกสาร · ช่องเบอร์โทรดึงจากโปรไฟล์ · ช่องผู้อนุมัติ / ผู้สร้างรหัส(ชื่อ ตำแหน่ง แผนก) และวันที่อนุมัติจะขึ้น หลังอนุมัติแล้วเท่านั้น
• ไฟล์แนบของแต่ละรายการจะต่อท้ายเป็นหน้าถัดไปของเอกสาร
• พิมพ์หรือดาวน์โหลดได้ หลังอนุมัติแล้วเท่านั้น — ระหว่างรออนุมัติดูได้จากปุ่มดูตัวอย่าง

บนเว็บ เปิดหน้าเอกสารแล้วกดพิมพ์ หรือดาวน์โหลด PDF

ข้อควรระวัง

• ทุกรายการต้องกรอก รายการ / หน่วยนับ / ใช้งานที่ไหน / โครงการ และเลือกประเภท PO / WO — ถ้าขาด ระบบจะไม่ให้ส่ง และบอกว่าขาดช่องไหนของรายการไหน
• 1 เอกสารขอได้ไม่เกิน 10 รายการ ถ้ามีมากกว่านั้นให้สร้างเอกสารใหม่
• ไฟล์แนบได้รายการละไม่เกิน 4 ไฟล์ ลบทีละไฟล์ได้ด้วยปุ่มลบ ข้างชื่อไฟล์
• ส่งแล้วถ้าต้องการแก้ ให้กดยกเลิกการส่งในหน้าเอกสาร — ทำได้เฉพาะ ก่อนผู้อนุมัติดำเนินการ เอกสารจะกลับเป็นร่างให้แก้แล้วส่งใหม่
• อนุมัติแล้วแก้ไขเองไม่ได้ ถ้ารหัสผิดให้ติดต่อผู้อนุมัติหรือผู้ดูแลระบบ
• เบอร์โทรและตำแหน่งบนเอกสารดึงจากโปรไฟล์ของผู้สร้าง ถ้าไม่ถูกต้องให้แก้ในโปรไฟล์ก่อนส่ง

คำถามที่พบบ่อย