AI รายงานและสรุปข้อมูล — ทำรายงานจากข้อมูลในฟอร์ม

ใช้ทำอะไร

ดึงข้อมูลที่กรอกในเอกสารของแบบฟอร์มหนึ่งมาทำเป็นรายงาน เช่น รวมยอดเงินใบขอซื้อทั้งเดือน นับใบลาแยกตามแผนก แล้วส่งออกเป็น Excel/PDF หรือให้ AI ช่วยสรุปเป็นข้อความ

• เมนู: AI รายงานและสรุปข้อมูล ในกลุ่ม รายงาน (หัวหน้าหน้าคือ รายงานและสรุปข้อมูล) — ต้องได้รับสิทธิ์ ดูรายงาน และเมนู AI รายงานและสรุปข้อมูล จากผู้ดูแลระบบ
• รายงานเห็นเฉพาะเอกสารที่คุณเปิดดูเองได้ — ร่างของคนอื่นไม่ถูกนับ และเอกสารในโฟลเดอร์แผนกที่คุณไม่มีสิทธิ์เห็นก็ไม่ถูกนับ คนสองคนรันรายงานเดียวกันจึงอาจได้ตัวเลขต่างกัน
• ใช้กับบริษัทที่เลือกอยู่ตอนนี้ — ถ้าอยู่หลายบริษัท ให้สลับบริษัทก่อน
• ใช้บนเว็บเท่านั้น

ทำรายงาน (แท็บ Report Builder)

1. 1
   เลือกแม่แบบ

   ในกล่อง 1. เลือกแหล่งข้อมูล เลือก แม่แบบ — รายการแสดงรหัสฟอร์ม ชื่อ และจำนวนเอกสารที่คุณเห็นได้ (มีเฉพาะแบบฟอร์มที่เผยแพร่อยู่)

2. 2
   ติ๊กช่องที่จะดึงเข้ารายงาน

   ที่ ฟิลด์ที่จะดึงเข้ารายงาน ติ๊กช่องที่ต้องการ ช่องที่มีป้าย numeric เป็นช่องตัวเลข ระบบจะหา ผลรวม / ค่าเฉลี่ย / ค่าสูงสุด / ค่าต่ำสุด ให้อัตโนมัติ ไม่ต้องตั้งเอง

3. 3
   จัดกลุ่ม (ถ้าต้องการ)

   ที่ จัดกลุ่มตามฟิลด์ (Group by) เลือกช่องที่ใช้แบ่งกลุ่ม เช่น แผนก หรือ ประเภท — ค่าเริ่มต้นคือ ไม่จัดกลุ่ม

   ช่องที่ใช้จัดกลุ่มต้องติ๊กไว้ในรายการฟิลด์ด้วย ไม่อย่างนั้นรันแล้วระบบจะแจ้งให้เพิ่มช่องนั้นก่อน

4. 4
   ตั้งตัวกรอง

   ในกล่อง 2. ตัวกรอง ติ๊ก สถานะ ที่ต้องการ (ไม่ติ๊กเลย = ทุกสถานะ) เลือก แผนก / ฝ่าย และช่วงวันที่สร้างเอกสาร ตั้งแต่ / ถึง

   วันที่นับตามเวลาไทย และ ถึง รวมเอกสารที่สร้างตลอดทั้งวันนั้น เช่น ตั้งแต่ 1 ถึง 31 = ได้ครบทั้งเดือน

5. 5
   กด 「รันรายงาน」

   ระบบแจ้งว่าพบกี่เอกสาร แล้วแสดงผลด้านล่าง

อ่านผลรายงาน

• สรุปด้วย AI ใช้ AI ตัวเดียวกับที่ผู้ดูแลตั้งไว้ในหน้า ตั้งค่าผู้ช่วย AI — ถ้ายังไม่ได้ตั้ง หรือ AI ไม่ตอบ ระบบยังสรุปให้ได้ เป็นสรุปจากตัวเลขแบบง่ายที่ขึ้นต้นว่า สรุปอัตโนมัติ
• Live — กดป้าย Live · ปิดอยู่ ให้เป็น Live · รีเฟรชอัตโนมัติ ระบบจะรันรายงานซ้ำทุก 30 วินาที เหมาะกับเปิดจอติดตามตัวเลขสด กดอีกครั้งเพื่อปิด

ส่งออกและพิมพ์

บันทึกรายงานไว้รันซ้ำ

1. 1
   กด 「บันทึกเป็นรายงาน」

   ปุ่มอยู่มุมขวาบนของแท็บ Report Builder (ต้องเลือกแม่แบบและติ๊กช่องอย่างน้อย 1 ช่องก่อน)

2. 2
   ตั้งชื่อ แล้วกด 「บันทึก」

   กรอก ชื่อรายงาน (บังคับ) และ คำอธิบาย (ไม่บังคับ) — ระบบเก็บแม่แบบ ช่องที่เลือก การจัดกลุ่ม และตัวกรองไว้ทั้งหมด

3. 3
   เปิดใช้ครั้งถัดไป

   ไปแท็บ รายงานที่บันทึก กด เปิดรัน ที่รายงานที่ต้องการ ระบบจะโหลดค่าเข้า Builder ให้ แล้วกด รันรายงาน

• รายงานที่บันทึกใช้ร่วมกันในบริษัทเดียวกัน — คนอื่นที่มีสิทธิ์เมนูนี้เปิดรันได้ (แต่ละคนเห็นตัวเลขตามสิทธิ์ของตัวเอง)
• แก้รายงานเดิมได้เฉพาะคนที่สร้าง (และ Super Admin): เปิดรายงานของตัวเองแล้วแก้ ปุ่มจะเปลี่ยนเป็น บันทึก/อัปเดต เพื่อบันทึกทับ
• ถ้าเปิดรายงานของคนอื่นแล้วแก้ ปุ่มจะยังเป็น บันทึกเป็นรายงาน — กดแล้วได้รายงานใหม่ของคุณเอง รายงานเดิมไม่เปลี่ยน
• ปุ่มลบ (ไอคอนถังขยะ) ขึ้นเฉพาะรายงานที่คุณสร้าง

ตั้งเวลาส่งรายงานอัตโนมัติ

แท็บ ตั้งเวลาส่งรายงาน ใช้ส่งรายงานที่บันทึกไว้ให้ผู้รับตามเวลาที่กำหนด ทางอีเมล LINE หรือแนบ PDF พร้อมสรุปด้วย AI ได้

• ต้องมีรายงานที่บันทึกไว้ก่อน (ดูหัวข้อด้านบน)
• ใครเพิ่ม/แก้/ลบได้: Super Admin หรือบทบาทที่ติ๊ก จัดการตั้งค่าระบบ — คนอื่นเห็นรายการแบบอ่านอย่างเดียว
• รายงานที่ส่งตามเวลาใช้สิทธิ์ของคนที่สร้างรายการตั้งเวลา — ผู้รับจะได้ตัวเลขเท่ากับที่ผู้สร้างเห็น จึงควรเลือกผู้รับที่ควรเห็นข้อมูลชุดนั้นจริง

1. 1
   กด 「เพิ่ม schedule」
2. 2
   ตั้งชื่อและเลือกรายงาน

   กรอก ชื่อ schedule เช่น สรุปยอดรายวัน แล้ว เลือกรายงาน จากรายงานที่บันทึกไว้

3. 3
   ตั้งเวลา

   กดปุ่มสำเร็จรูป ทุกวัน 08:00 ทุกวันเลิกงาน 17:00 ทุกวันจันทร์ 09:00 ทุกวันศุกร์ 17:00 หรือ ทุกชั่วโมง — เวลาทั้งหมดเป็นเวลาไทย

4. 4
   เลือกช่องทางส่ง

   Email · LINE · PDF แนบ (เลือกได้หลายช่อง อย่างน้อย 1) — PDF แนบไปกับอีเมล จึงต้องเปิด Email ด้วย

5. 5
   เลือกผู้รับ

   ติ๊ก ผู้รับในระบบ (เลือกได้เฉพาะพนักงานในบริษัทนี้ คนที่มีป้าย ยังไม่ผูก LINE จะไม่ได้รับทาง LINE) และใส่ อีเมลภายนอก คั่นด้วยเครื่องหมาย , ได้

6. 6
   เปิดสรุปด้วย AI (ถ้าต้องการ)

   ติ๊ก เพิ่มสรุปด้วย AI ในรายงาน และพิมพ์คำแนะนำว่าอยากให้เน้นอะไรได้ เช่น เน้นยอดรวมและเปรียบเทียบกับเดือนก่อน

7. 7
   กด 「สร้าง」

   ติ๊ก เปิดใช้งานทันทีหลังบันทึก ไว้ ถ้าต้องการให้เริ่มส่งตามเวลาเลย