คู่มือการใช้งาน

ที่หน้าเข้าสู่ระบบ: เลือกบริษัทที่ด้านบนก่อน (แสดงรายชื่อบริษัททั้งหมดทันที) → กรอกชื่อผู้ใช้ / อีเมล / รหัสพนักงาน → รหัสผ่าน → กด「เข้าสู่ระบบ」หรือใช้ Microsoft Entra ID / Google / LINE ได้ (เว็บและแอปมือถือ) · ถ้าไม่มีสิทธิ์บริษัทที่เลือก ระบบจะแจ้งเตือน

กด「สมัครสมาชิก」เพื่อสร้างบัญชีใหม่ (อาจต้องรอ admin อนุมัติ) · ลืมรหัสผ่าน: กด「ลืมรหัสผ่าน?」→ ระบบส่งลิงก์รีเซ็ตไปอีเมล

คลิกไอคอนโลก (TH / EN) ที่แถบด้านบน ระบบจะจำภาษาที่เลือกและแสดงเมนู ปุ่ม และข้อความทั้งหมดตามภาษานั้น

เมนู「โปรไฟล์ของฉัน」— แก้ชื่อ รูป ลายเซ็น และความปลอดภัย · ช่อง「แผนก / ฝ่าย」เลือกเปลี่ยนเองได้ (มีผลกับเลขที่เอกสารและสิทธิ์เห็นเอกสารตามแผนก) · การย้ายบริษัทยังต้องให้แอดมินทำ · เมนู「ตั้งค่า」— ธีม การแจ้งเตือน และการแสดงผล · บนมือถือยังเปลี่ยนแผนกเองไม่ได้ (ใช้เว็บ)

เว็บ「แดชบอร์ด」สรุปงาน — ตัวเลข: ฉันสร้างเดือนนี้, รออนุมัติ, รอผล, แบบร่าง · การ์ด「งานของฉัน」สลับแท็บ รออนุมัติ / รอผล / ล่าสุด · แบบฟอร์มที่ปักดาวอยู่แถบเลื่อน · กราฟองค์กรอยู่「รายงาน → วิเคราะห์และรายงาน」· แอปมือถือ: หน้าแรกมีปุ่มลัดสร้างฟอร์ม / เอกสารของฉัน ·「งานของฉัน」เป็นบัตรแยกชัด (วันที่มุมบนขวา · ป้ายสถานะ · เลขขั้นที่ผ่านแล้วเมื่อหลายขั้น) แท็บ รออนุมัติ / อนุมัติแล้ว / ล่าสุด — ไม่มีกล่อง「ภาพรวมของฉัน」แล้ว

เมนู「แบบฟอร์มทุกแผนก」หรือ「สร้างแบบฟอร์ม」→ เลือกแผนก → คลิกแม่แบบที่ต้องการ → กรอกข้อมูลในฟอร์ม (จะเห็นเฉพาะแผนกที่คุณมีสิทธิมองเห็น) · ผู้ใช้ทั่วไปเห็นเฉพาะแม่แบบสถานะ「เผยแพร่」เท่านั้น — แม่แบบร่าง/ซ่อน/เก็บถาวรเป็นหน้าที่ admin

ขณะกรอกเอกสาร ใช้กล่อง「สแกนเอกสารด้วย AI」ในแถบด้านขวา — ถ่ายรูปใบเสร็จหรือเอกสาร ระบบจะอ่านและกรอกฟิลด์ให้ (ควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนบันทึก)

แนบไฟล์ประกอบได้ในหน้ากรอกเอกสาร — รองรับ PNG, JPG, WebP, GIF, HEIC หรือ PDF · สูงสุด 20 MB/ไฟล์ · อัปโหลดจากเครื่อง เลือกจาก Cloud Drive หรือ「เลือกจากไฟล์สแกนเอกสาร」· กด「บันทึกเป็นร่าง」เพื่อเก็บงานค้างบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนส่ง (ต้องออนไลน์) · ดูเอกสารของตัวเองที่「เอกสารของฉัน」

กรอกครบแล้วกด「ส่งเพื่ออนุมัติ」— เอกสารจะเข้าคิวผู้อนุมัติตาม workflow ที่กำหนดในแม่แบบ

ผู้ขอรหัสกรอกวันที่ รายการ หน่วยนับ ใช้งานที่ไหน โครงการ และเลือกประเภท PO ได้เพียง 1 ช่อง · ช่องรหัสเป็นหน้าที่ผู้อนุมัติ · หมายเหตุกรอกได้แต่ไม่บังคับ

ไฟล์ที่สแกนจากแอปมือถือจะซิงค์มาที่เมนู「เครื่องมือ → ไฟล์สแกนเอกสาร」บนเว็บ (บัญชีเดียวกัน) · ตอนสร้างเอกสาร ในช่องแนบไฟล์กด「เลือกจากไฟล์สแกนเอกสาร」แล้วเลือกจากรายการ · ต้องมีสิทธิ menu:document-scan และเปิดใช้ field.attach · บนมือถือเลือก「จากสแกนเอกสาร」ใน bottom sheet แนบไฟล์

แม่แบบที่ตั้งเป็น「บันทึกอย่างเดียว」ไม่ต้องส่งอนุมัติ — กด「บันทึก」แล้วเอกสารเสร็จทันที (อาจต้องลงลายเซ็นผู้บันทึกตามแม่แบบ) · ป้าย「บันทึกอย่างเดียว」แสดงในรายการและหน้ารายละเอียด · บนมือถือปุ่มส่งจะเป็น「บันทึก」แทน「ส่งอนุมัติ」

เมื่อ admin เผยแพร่เวอร์ชันใหม่ของแม่แบบ เอกสารที่สร้างไปแล้วยังใช้โครงสร้างเดิม (snapshot) — หน้ารายละเอียดเอกสารบนเว็บแสดงป้าย REV ของเวอร์ชันที่ใช้ตอนสร้าง · เอกสารใหม่จะได้เวอร์ชันล่าสุดหลังเผยแพร่

สร้างบันทึก (FM-HO-MEMO) → เลือก「ผู้อนุมัติหลายคน」→ ใส่「ชื่อบทบาทบนเอกสาร」ได้ (เช่น ผู้อนุมัติ 1, ผู้รับผิดชอบ) → กด「จัดลายเซ็นอัตโนมัติ」ใต้รายชื่อผู้อนุมัติ ระบบจะเรียงกล่องลายเซ็นแถบล่างเอกสาร · ลากปรับตำแหน่งเองได้ในส่วนวางตำแหน่งลายเซ็น · บนมือถือ (iPad) ใช้ปุ่มเดียวกันใต้ผู้อนุมัติหรือเปิดหน้าวางตำแหน่ง · ในช่องข้อความกด「Emoji」ในแถบเครื่องมือเพื่อใส่อิโมจิ

ตอนสร้างบันทึก (FM-HO-MEMO) ต้องเลือก「หน่วยงาน」ข้างเลขที่เอกสารก่อนบันทึก/ส่ง — เลือกแผนกในบริษัทแล้วเลขจะสลับเป็น MEMO-IT / MEMO-HR ฯลฯ ทันที (ทำแทนหลายหน่วยงานได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนแผนกในโปรไฟล์) · เลือกผู้ขออนุมัติคนอื่น → ระบบซิงก์หน่วยงานตามแผนกของคนนั้นได้ (แก้เองได้อีก) · รองรับทั้งเว็บและแอปมือถือ

เมนู「รออนุมัติ」แสดงเฉพาะเอกสารในบริษัทที่คุณใช้งาน และขั้นตอนที่รอการดำเนินการของคุณ · เอกสารบริษัททดสอบ (demo) แยกจากบริษัทอื่น · การอนุมัติข้ามบริษัทเปิดได้เมื่อผู้ดูแลระบบตั้งค่า · คลิกเอกสารเพื่อดูรายละเอียดและประวัติ · บนมือถือเปิดจากแท็บ「รออนุมัติ」หรือการ์ดใน「งานของฉัน」

ในหน้ารายละเอียดเอกสาร: กด「อนุมัติ」หรือ「ปฏิเสธ」(พร้อมเหตุผล) · ลงลายเซ็นดิจิทัลได้ตามขั้นตอน workflow · แอปมือถือ: แถบล่างมี「ประวัติ」「พรีวิว」「ปฏิเสธ」「อนุมัติ」— กดพรีวิวเพื่อดูเอกสารก่อนตัดสินใจ

ถ้าผู้อนุมัติไม่ว่าง: ใช้「มอบหมายต่อ」ให้คนอื่นอนุมัติแทน · 「ส่งการแจ้งเตือนซ้ำ」เพื่อเตือนผู้อนุมัติ

เอกสารที่ปฏิเสธจะกลับเป็นสถานะร่าง — แก้ไขแล้วส่งใหม่ได้ ประวัติเดิมยังเก็บไว้ในระบบ

เอกสารที่อนุมัติแล้วเปิดดูเนื้อหาที่ผู้ใช้กรอกจริงได้แบบอ่านอย่างเดียว เพื่อช่วยตรวจว่ากรอกช่องไหนผิด โดยไม่อนุญาตให้แก้ไขย้อนหลัง

สถานะ pending และ in_review แสดงเป็น「รออนุมัติ」เหมือนกัน (ไม่ใช้「กำลังตรวจสอบ」แล้ว) · เอกสารหลายขั้น: เลขที่โชว์คือขั้นที่ผ่านแล้ว เช่น อยู่ขั้นสุดท้ายของ 3 →「รออนุมัติ 2/3」(ไม่โชว์ 3/3 ที่อ่านเหมือนครบแล้ว) · ขั้นแรกโชว์แค่「รออนุมัติ」· พรีวิวตาในรายการเว็บโหมด multi-sign เห็นช่องลายเซ็นว่างของคนที่ยังไม่เซ็นเหมือนหน้ารายละเอียด

เมนู「ระบบแบบฟอร์ม」→ เลือกแม่แบบ → 「แก้ไขใน Builder」หรือสร้างแม่แบบใหม่

ลากฟิลด์จากแถบด้านซ้าย (ข้อความ ตัวเลข วันที่ ตาราง ลายเซ็น ฯลฯ) · ตั้งค่าขั้นสูง: บังคับกรอก เงื่อนไข ค่าเริ่มต้น

บันทึกแม่แบบ → กำหนด workflow อนุมัติหรือโหมดบันทึกอย่างเดียว → ตั้งสถานะ「เผยแพร่」— ผู้ใช้ในแผนกที่กำหนดจะเห็นแม่แบบในรายการสร้างเอกสาร

เมนู「ระบบแบบฟอร์ม」— admin กรองและเปลี่ยนสถานะได้ · 「ร่าง」= กำลังออกแบบ ผู้ใช้ทั่วไปใช้สร้างเอกสารไม่ได้ · 「เผยแพร่」= ใช้งานได้ · 「ซ่อน」= ไม่แสดงในรายการสร้าง แต่เอกสารเดิมยังเปิดได้ · 「เก็บถาวร」= ปิดการใช้งานถาวร · ปุ่ม「ใช้แม่แบบ」จะ disabled ถ้าไม่ใช่สถานะเผยแพร่

ใน Form Builder กด「เผยแพร่เวอร์ชัน」เมื่อแก้โครงสร้างฟิลด์หรือ workflow แล้วต้องการให้เอกสารใหม่ใช้ชุดล่าสุด · ระบบเสนอเลข REV ถัดไป (แก้ได้ก่อนยืนยัน) · เอกสารเก่าไม่เปลี่ยนตาม — เก็บ snapshot ของเวอร์ชันที่สร้างตอนนั้น

เมนู「รายงาน → วิเคราะห์และรายงาน」— ดูแนวโน้ม สถานะเอกสาร และเปรียบเทียบแผนก · เลือกช่วงเวลา (3/6/12 เดือน) และรูปแบบกราฟได้ · ต้องมีสิทธิ report:read และ admin เปิดเมนู「วิเคราะห์และรายงาน」ในบทบาท (ปิดเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับ user ทั่วไป)

เมนู「รายงาน → AI รายงานและสรุปข้อมูล」— เลือกแม่แบบ ช่วงวันที่ และฟิลด์ → สลับมุมมอง KPI / ตาราง / กราฟ / สรุปด้วย AI

ส่งออก Excel / PDF / พิมพ์ได้จากผลรายงาน AI · แท็บ「ตั้งเวลาส่งรายงาน」— กำหนดให้ระบบส่งรายงานอัตโนมัติตามกำหนด

ในแอปมือถือ: เมนู ☰ → รายงาน → วิเคราะห์และรายงาน (แสดงเมื่อ admin เปิดสิทธิเมนูให้บทบาทของคุณ) · สรุปสถานะ 7 วันล่าสุด และแบบฟอร์มที่ใช้บ่อย · AI รายงานเต็มรูปแบบใช้บนเว็บ

เมนู「Cloud Drive」ใช้เชื่อมต่อ CL Cloud / OneDrive / Google ด้วยบัญชีของผู้ใช้เอง · เปิดไฟล์ Office, CAD/BIM หรือ PDF ผ่านแอปในเครื่อง · ค้นหาไฟล์ทั้งไดร์ฟและปักหมุดโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยได้

ในฟอร์มที่รองรับ เลือกไฟล์จาก Cloud Drive ได้ทั้งเว็บและมือถือ · ถ้าแม่แบบเปิดไว้ ระบบจะบันทึก PDF หลังอนุมัติไปยังโฟลเดอร์ Cloud Drive ที่เลือกตอนสร้างเอกสาร

เมนู「Note Pro」ใช้สร้างสมุดและโฟลเดอร์ เลือกไอคอน สี และรูปปก · เพิ่มหน้าแบบกระดาษหลายรูปแบบ นำเข้า PDF/Cloud ทำสำเนาหน้า วาด/ไฮไลท์/ลบ · คลิกขวาสมุดหรือโฟลเดอร์เพื่อแก้ไข ย้าย หรือแชร์

คลิกขวาที่สมุดหรือโฟลเดอร์ →「แชร์」· 「เพิ่มคนในองค์กร」— ค้นหาชื่อหรืออีเมล กำหนดอ่านหรือแก้ไข · 「ลิงก์ภายใน」— ผู้ที่ล็อกอิน Form Pro แล้วเปิดลิงก์ได้ (เข้าสมุดหรือโฟลเดอร์โดยตรง) · 「ลิงก์สาธารณะ」— บุคคลภายนอกไม่ต้องล็อกอิน เปิดในเบราว์เซอร์ได้ — แชร์โฟลเดอร์จะเปิดทุกสมุดในโฟลเดอร์ให้ผู้รับ · คัดลอกลิงก์ส่งทางอีเมล/ไลน์ · แอปมือถือตั้งค่าแชร์ได้ที่เมนูแชร์บนสมุด/โฟลเดอร์ (ผู้รับลิงก์สาธารณะเปิดผ่านเบราว์เซอร์)

แอปมือถือ: เมนู ☰ → สแกนเอกสาร — สแกนหลายหน้า ปรับฟิลเตอร์/ความสว่าง หมุน ยางลบ แล้วบันทึกเป็น PDF หรือรูปภาพ · ชื่อเริ่มต้นเป็นปี-เดือน-วัน และเวลา (พ.ศ.) · แตะรายการเพื่อเปิดดูในแอป · เมนู ⋮: แชร์ พิมพ์ เซฟลงเครื่อง Cloud Drive เปลี่ยนชื่อ ลบ · แนบในฟอร์มผ่าน「จากสแกนเอกสาร」

แอปมือถือสร้างเอกสารแบบออฟไลน์ได้ งานจะอยู่ในคิวและซิงก์เมื่อกลับมาออนไลน์ หรือกดส่งเองจาก「แบบฟอร์มออฟไลน์」· หน้าโหลดแอปแสดงอนิเมชันกระดาษ→เอกสารดิจิทัล · เมนูตั้งค่ามี「คู่มือการใช้งาน」(ไทย/English) และ「แจ้งปัญหา / แนะนำ」พร้อมแนบรูปส่งถึงทีมงาน

เมนู「เครื่องมือ → ไฟล์สแกนเอกสาร」— ดูไฟล์ที่สแกนและบันทึกจากแอปมือถือ (ซิงค์อัตโนมัติตามบัญชีผู้ใช้) · เปิดดูตัวอย่าง ดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อ ลบ · ใช้ร่วมกับการแนบในฟอร์มสร้างเอกสารได้ · ต้องมีสิทธิ「สแกนเอกสาร」ในบทบาท

เมนู「จัดการผู้ใช้」— ค้นหา กรองสถานะ กรองแผนกด้วยชื่อแผนกของบริษัทที่เข้าใช้ (ไม่ปนแผนก DEMO) · ติ๊กเลือกหลายคนแล้ว「จัดการที่เลือก」· เพิ่ม/แก้ไข บทบาท แผนก สถานะ และอัปโหลดลายเซ็นเริ่มต้น (PNG/JPG ไม่เกิน 5 MB) · 「อนุมัติการเข้าใช้งาน」— อนุมัติผู้สมัครใหม่ (มือถือ: ผู้ดูแลระบบ → ผู้ใช้งาน — กรองแผนกได้เช่นกัน)

เมนู「แผนก / ฝ่าย」— เลือกแผนกจากรายการด้านซ้าย แก้ไขรหัส ชื่อ แผนกแม่ หัวหน้า และสี · เพิ่มหน่วยงานย่อยใต้แผนกแม่ได้ · ลิงก์ไปตั้งสิทธิการมองเห็นจากหน้าแก้ไขแผนก top-level · ปุ่ม Export / นำเข้า CSV (จับคู่ด้วยรหัสแผนก รองรับ parentCode และ managerEmpCode) · มี template ให้ดาวน์โหลด

เมนู「ตำแหน่งงาน」— จัดการรายการตำแหน่ง master ค้นหา กรองสถานะ เรียงลำดับ และดูจำนวนผู้ใช้ที่ใช้ตำแหน่งนั้น · ปิดใช้งานแทนการลบถ้ายังมีคนใช้อยู่ · ปุ่ม Export / นำเข้า CSV (อัปเดตตามชื่อตำแหน่ง มี template)

เมนู「สิทธิการมองเห็นเอกสาร」(ใต้กลุ่มสิทธิ์การใช้งาน) — เลือกโฟลเดอร์แผนก top-level แล้วเพิ่มสิทธิ์ข้ามแผนกให้ แผนก / บทบาท / รายบุคคล · ระดับ「ดูอย่างเดียว」หรือ「ดู + สร้าง/แก้ไข」· สมาชิกในแผนก (และหน่วยย่อย) เห็นได้เต็มที่โดยอัตโนมัติ

เมนู「บทบาทและสิทธิ์」— กำหนด permission ของแต่ละบทบาท รวม「มองเห็นเมนู: งานหลัก」(แดชบอร์ด, รออนุมัติ, วิเคราะห์และรายงาน, AI รายงาน ฯลฯ) · 「วิเคราะห์และรายงาน」แยกจาก「AI รายงาน」และปิดเป็นค่าเริ่มต้น — เปิดให้เฉพาะ role ที่ต้องการ · แยกจากสิทธิการมองเห็นเอกสาร (visibility)

เมนู「สำรองและกู้คืนข้อมูล」(Super Admin) — สำรองสิทธิ์/ผู้ใช้ (ไฟล์เล็ก กู้คืนง่าย) หรือสำรองระบบเต็ม (ฐานข้อมูล + ไฟล์) · ตั้งตารางสำรองอัตโนมัติ · ปลายทางนอกเครื่อง: SFTP/NAS หรือ Cloud Drive (Synology / Google / OneDrive) — เลือกบัญชีเชื่อมต่อแล้วกด「เลือกโฟลเดอร์」เพื่อ browse ปลายทาง · ทำได้บนเว็บเท่านั้น