ภาพรวม
ทุกแบบฟอร์มในระบบใช้ขั้นตอนหลักเหมือนกัน: เลือกแบบฟอร์ม → กรอกข้อมูล → เลือกผู้อนุมัติ → ตรวจตัวอย่าง → ส่ง ส่วนช่องที่ต้องกรอกและขั้นอนุมัติของแต่ละฟอร์มต่างกันเล็กน้อย — ดูคู่มือรายแบบฟอร์มประกอบ
| ป้าย 「อนุมัติ」 | ต้องส่งให้ผู้อนุมัติ — ส่วนใหญ่ผู้ขอเลือกผู้อนุมัติ 1 คน (บันทึก / Memo เลือกได้ 1–5 คน) กดส่งแล้วสถานะเป็น รออนุมัติ |
| ป้าย 「บันทึก」 | แบบบันทึก ไม่ต้องอนุมัติ — กดบันทึกแล้วเข้าระบบทันที สถานะเป็น บันทึกแล้ว และระบบใส่ลายเซ็นจากโปรไฟล์ของผู้บันทึกให้อัตโนมัติ |
ก่อนเริ่ม
- ตั้ง ลายเซ็น ในโปรไฟล์ไว้ก่อน — แบบบันทึกจะบันทึกไม่ได้ถ้ายังไม่มีลายเซ็นเริ่มต้น และฟอร์มที่มีช่องลายเซ็นผู้ขอจะดึงลายเซ็นนี้ไปใส่ให้
- รู้ว่าจะส่งให้ใครอนุมัติ — รายชื่อที่เลือกได้ขึ้นกับการตั้งค่าของแต่ละแบบฟอร์ม
- เตรียมไฟล์หรือรูปที่จะแนบ (ดูหัวข้อ แนบไฟล์และรูปภาพ)
ขั้นตอนบนเว็บ
- 1เลือกแบบฟอร์ม
กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนกจากรายการด้านซ้าย (จอเล็กเป็นแถบเลื่อนซ้าย-ขวาด้านบน) หรือพิมพ์ชื่อ/รหัสแบบฟอร์มในช่องค้นหาด้านบน (ค้นได้ทุกแผนก) → กดปุ่ม สร้าง ที่แบบฟอร์มนั้น
แบบฟอร์มที่ติดดาวไว้จะอยู่แถว ติดดาว ด้านบนสุด กดปุ่ม ＋ ที่แบบฟอร์มนั้นเพื่อสร้างได้ทันที
- 2ตรวจหัวเอกสาร
แถบด้านบนแสดง เลขที่เอกสาร ที่ระบบเตรียมไว้ ประเภทเอกสาร และ ผู้จัดทำ (ชื่อคุณ) บางแบบฟอร์มต้องเลือก หน่วยงาน ก่อน เลขที่เอกสารจะเปลี่ยนตามหน่วยงานที่เลือก
ปล่อยเลขที่เอกสารตามที่ระบบเติมให้ดีที่สุด — ระบบออกเลขจริงให้ตอนบันทึก
- 3เลือกความสำคัญ
การ์ด ความสำคัญของเอกสาร เลือก ด่วนมาก ด่วน ปกติ หรือ รอได้ — ผู้อนุมัติจะเห็นป้ายนี้ในรายการรออนุมัติ ชื่อเอกสารระบบตั้งเป็นชื่อแบบฟอร์มให้อัตโนมัติ
- 4กรอกเนื้อหาแบบฟอร์ม
ช่องที่มี * ต้องกรอก บางช่องจะโผล่หรือซ่อนตามคำตอบในช่องก่อนหน้า ช่องแบบตารางกด เพิ่มรายการ เพื่อเพิ่มแถว และกด ลบ ที่แถวเพื่อเอาออก
ช่องลายเซ็น (และช่องแนบไฟล์ในบางระบบ) จะขึ้นกล่อง ไม่ต้องกรอกตอนนี้ พร้อมคำอธิบายว่าจะใส่ทีหลังอย่างไร — ข้ามไปได้เลย
- 5ตรวจชื่อผู้ขออนุมัติ
การ์ด ผู้ขออนุมัติ ทางขวา ปกติเป็นชื่อคุณ ถ้าแบบฟอร์มอนุญาต เลือกชื่อคนอื่นที่เป็นผู้ขอจริงได้ (ชื่อนี้แสดงในเอกสารและช่องลายเซ็นผู้ขออนุมัติ)
- 6เลือกผู้อนุมัติ
การ์ด ผู้อนุมัติ กดช่อง เลือกผู้อนุมัติ แล้วพิมพ์ค้นหาชื่อ — แบบบันทึกไม่มีขั้นนี้ การ์ดจะเป็น การยืนยัน แทน
ถ้าการ์ดขึ้นว่า ยังไม่ได้กำหนดผู้อนุมัติสำหรับแบบฟอร์มนี้ ให้แจ้งผู้ดูแลระบบตั้งรายชื่อผู้อนุมัติก่อน
- 7ดูตัวอย่างก่อนส่ง
กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูหน้าตาเอกสารจริงก่อนส่ง ตรวจตัวสะกดและตัวเลขให้เรียบร้อย
- 8ส่ง หรือบันทึกเป็นร่าง
กด ส่งให้อนุมัติ (แบบบันทึกเป็นปุ่ม บันทึกเอกสาร) เมื่อพร้อม หรือกด บันทึกเป็นร่าง ถ้ายังไม่เสร็จ — ระบบจะเปิดหน้าเอกสารให้ทันที
ถ้าระบบแจ้งเตือนว่ายังขาดช่องไหน ให้กรอกช่องนั้นก่อนแล้วกดใหม่
หลังกดส่ง
- แบบฟอร์มที่ต้องอนุมัติ: สถานะเป็น รออนุมัติ และผู้อนุมัติขั้นแรกได้รับการแจ้งเตือน
- บันทึก / Memo: ผู้ขออนุมัติต้องกด อนุมัติ ลงนามเป็นขั้นแรกเองก่อน เอกสารจึงจะไปถึงผู้อนุมัติคนถัดไป (ดูคู่มือ Memo)
- แบบบันทึก: สถานะเป็น บันทึกแล้ว ทันที ไม่ต้องรอใคร
- ส่งไปแล้วถ้าพบว่าผิด ยังแก้ได้ตราบใดที่ยังไม่มีผู้อนุมัติคนใดกดอนุมัติหรือไม่อนุมัติ — ดูหัวข้อ ร่าง แก้ไข และยกเลิกการส่ง
คำถามที่พบบ่อย
เลขที่เอกสารได้มาตอนไหน
ระบบออกเลขให้ตอนกดบันทึกครั้งแรก (ทั้งตอนส่งและตอนบันทึกเป็นร่าง) ตัวเลขที่เห็นตอนกรอกเป็นตัวอย่าง อาจขยับเล็กน้อยถ้ามีคนสร้างเอกสารพร้อมกัน
เลือกผู้อนุมัติไม่ได้ หรือไม่เจอชื่อที่ต้องการ
รายชื่อผู้อนุมัติของแต่ละแบบฟอร์มผู้ดูแลระบบเป็นคนกำหนด ถ้าไม่มีชื่อที่ต้องการ ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ
แบบบันทึกกดบันทึกไม่ได้ ขึ้นว่าให้ตั้งลายเซ็น
แบบบันทึกต้องใช้ลายเซ็นเริ่มต้นในโปรไฟล์ ไปตั้งลายเซ็นก่อน แล้วกลับมากดบันทึกอีกครั้ง