แบบฟอร์มนี้ใช้ทำอะไร
ใช้บันทึกข้อตกลงกับผู้รับเหมา (ชุดช่าง หรือบริษัทผู้รับเหมา) เข้าระบบ โดยแนบไฟล์ข้อตกลงที่ทำไว้แล้ว ระบบจะทำ ใบปะหน้า ให้อัตโนมัติ แล้วส่งให้ พยาน 3 คน จาก 3 ฝ่ายลงนามรับทราบในระบบ
- ใครเป็นคนสร้าง: พนักงานที่ได้รับสิทธิ์ใช้แบบฟอร์มนี้ แบบฟอร์มอยู่ในโฟลเดอร์แผนก Business Support — คนที่กดสร้างจะเป็น ผู้จัดทำเอกสาร เสมอ เลือกคนอื่นแทนไม่ได้
- ใช้เมื่อไร: เมื่อทำข้อตกลงกับผู้รับเหมาเสร็จแล้ว และต้องการให้พยาน 3 ฝ่ายลงนามรับทราบ พร้อมเก็บไฟล์ข้อตกลงไว้ในระบบ
- ใครลงนาม: พยาน 3 คน เรียงตามฝ่าย — ฝ่ายประมูลงาน → ฝ่ายบัญชี → ฝ่ายBS
- ได้อะไรเมื่อเสร็จ: ไฟล์ PDF ฉบับสมบูรณ์ 1 ชุด เรียงเป็น ใบปะหน้า → ไฟล์ข้อตกลงที่แนบ → แผ่นลงนามพยาน (แผ่นสุดท้าย) และระบบส่งอีเมลแจ้งผลให้อัตโนมัติ
ก่อนเริ่ม
เตรียมสิ่งเหล่านี้ให้พร้อมก่อนเปิดแบบฟอร์ม:
- ไฟล์ข้อตกลงผู้รับเหมา — เป็นไฟล์ PDF หรือรูป (PNG, JPG, WebP, GIF, HEIC) แนบได้ 1–5 ไฟล์ ไฟล์ละไม่เกิน 30 MB · ไฟล์ Word หรือ Excel แนบไม่ได้ ต้องแปลงเป็น PDF ก่อน
- ชื่อโครงการ ที่ผู้รับเหมาเข้าทำงาน
- ชื่อชุดผู้รับเหมา — ใช้ชื่อหัวหน้าชุดตามใบสมัคร หรือชื่อบริษัทตามที่จดทะเบียน
- ชื่อผู้เบิก Payment อย่างน้อย 1 คน (ใส่ได้สูงสุด 6 คน)
- หน่วยงานที่ออกเลขเอกสาร — ต้องเลือกทุกครั้ง เลขที่เอกสารจะเปลี่ยนตามหน่วยงาน เช่น FM-BS-IT-2569-0001
- รายชื่อพยาน 3 ฝ่าย — ฝ่ายประมูลงาน, ฝ่ายบัญชี และฝ่ายBS ต้องเป็นคนละคนกันทั้ง 3 คน (บางช่องผู้ดูแลระบบอาจตั้งชื่อไว้ให้แล้ว)
- ข้อมูลโปรไฟล์ของคุณ — ชื่อ ตำแหน่ง และแผนกของคุณจะพิมพ์บนใบปะหน้าในส่วน ผู้จัดทำเอกสาร ควรตรวจให้ถูกต้องก่อน
ช่องที่ต้องกรอก
เรียงตามลำดับที่เห็นบนหน้าจอ ช่องที่มีเครื่องหมาย * บนหน้าจอคือช่องบังคับ
| หน่วยงานจำเป็น | เลือกหน่วยงานที่ออกเลขเอกสาร (แสดงเป็น รหัส — ชื่อหน่วยงาน) แต่ละหน่วยงานมีเลขรันของตัวเอง ต้องเลือกก่อนจึงจะเห็นเลขที่เอกสาร |
| เลขที่เอกสาร | ระบบเติมให้เองหลังเลือกหน่วยงาน รูปแบบ FM-BS-รหัสหน่วยงาน-ปี พ.ศ.-ลำดับ เช่น FM-BS-IT-2569-0001 · แก้เองได้แต่ไม่แนะนำ ถ้าปล่อยไว้ระบบจะออกเลขจริงให้ตอนบันทึก |
| ความสำคัญ | เลือก รอได้ / ปกติ / ด่วน / ด่วนมาก (ค่าเริ่มต้นคือ ปกติ) · ชื่อเอกสารระบบตั้งให้เองตามชื่อแบบฟอร์ม ไม่ต้องพิมพ์ |
| โครงการจำเป็น | ชื่อโครงการที่ผู้รับเหมาเข้าทำงาน |
| ชื่อชุดผู้รับเหมาจำเป็น | ชื่อหัวหน้าชุด หรือชื่อบริษัท — อิงตามใบสมัครหัวหน้าชุด หรือนามบริษัทที่จดทะเบียน |
| ชื่อผู้เบิก Payment คนที่ 1จำเป็น | ชื่อ-นามสกุล ของผู้เบิก Payment คนแรก |
| ชื่อผู้เบิก Payment คนที่ 2 – คนที่ 6 | ไม่บังคับ — กรอกเฉพาะเมื่อมีผู้เบิกหลายคน ช่องที่เว้นว่างจะพิมพ์เป็นเส้นจุดบนใบปะหน้า |
| ไฟล์ข้อตกลงจำเป็น | แนบไฟล์ข้อตกลง 1–5 ไฟล์ ไฟล์ละไม่เกิน 30 MB รองรับ PDF และรูป (PNG, JPG, WebP, GIF, HEIC) · ไฟล์จะเรียงต่อจากใบปะหน้าตามลำดับที่แนบ |
| 1. พยาน · ฝ่ายประมูลงานจำเป็น | เลือกจากรายชื่อในระบบ (พิมพ์ค้นหาชื่อได้) · ถ้าผู้ดูแลระบบล็อกช่องนี้ไว้ จะเห็นเป็นชื่ออย่างเดียว เปลี่ยนไม่ได้ |
| 2. พยาน · ฝ่ายบัญชีจำเป็น | เลือกเหมือนช่องที่ 1 · ต้องไม่ซ้ำกับพยานช่องอื่น |
| 3. พยาน · ฝ่ายBSจำเป็น | เลือกเหมือนช่องที่ 1 · ต้องไม่ซ้ำกับพยานช่องอื่น |
| ส่งเพิ่มถึงอีเมลอื่น (สวิตช์) | ปกติปิดไว้ได้ — ผู้สร้างเอกสารและพยาน 3 คนได้อีเมลแจ้งผลอยู่แล้ว เปิดเฉพาะเมื่ออยากให้คนอื่นได้อีเมลด้วย |
| บังคับเมื่อเปิดสวิตช์ด้านบน · พิมพ์ค้นหาจากรายชื่อ หรือพิมพ์อีเมลภายนอกก็ได้ ใส่ได้หลายคน | |
| CC Mail | ไม่บังคับ · ใส่ได้หลายอีเมล คั่นด้วย , หรือ ; — ทั้งช่อง Email และ CC Mail จะได้รับอีเมลแบบสำเนา (CC) |
ช่องที่ไม่ต้องกรอก: ผู้ขออนุมัติ (ระบบใช้ผู้สร้างเอกสารเสมอ จึงไม่มีช่องให้เลือก) และลายเซ็นพยาน (พยานแต่ละคนเซ็นเองตอนกดอนุมัติ)
ขั้นตอนบนเว็บ
- 1เปิดแบบฟอร์ม
กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนก Business Support จากรายการด้านซ้าย (หรือพิมพ์ FM-BS-16 ในช่องค้นหาด้านบน ค้นได้ทุกแผนก) → กด สร้าง ที่แบบฟอร์ม FM-BS-16 บันทึกข้อตกลงผู้รับเหมา
พิมพ์ FM-BS-16 ในช่องค้นหาเพื่อหาได้เร็วขึ้น
- 2เลือกหน่วยงาน
ที่แถบด้านบนของหน้า กดช่อง หน่วยงาน แล้วเลือกหน่วยงานที่ออกเลข ระบบจะเติม เลขที่เอกสาร ให้ทันที
- 3เลือกความสำคัญ
ในกล่อง ความสำคัญของเอกสาร เลือกระดับความสำคัญ (ถ้าไม่เปลี่ยนจะเป็น ปกติ)
- 4กรอกเนื้อหา
ในกล่อง เนื้อหาแบบฟอร์ม กรอก โครงการ, ชื่อชุดผู้รับเหมา และชื่อผู้เบิก Payment อย่างน้อยคนที่ 1
- 5แนบไฟล์ข้อตกลง
ที่ช่อง ไฟล์ข้อตกลง ลากไฟล์มาวาง หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์ (เลือกหลายไฟล์พร้อมกันได้) หรือกด เลือกจาก Cloud Drive / เลือกจากไฟล์สแกนเอกสาร ถ้ามีปุ่มนี้ รอจนชื่อไฟล์ขึ้นในรายการ ถ้าแนบผิดกดไอคอนถังขยะท้ายชื่อไฟล์เพื่อลบ
แนบครบ 5 ไฟล์แล้วช่องแนบจะหายไป ต้องลบไฟล์เดิมก่อนจึงจะแนบไฟล์อื่นได้
- 6เลือกพยาน 3 คน
ในกล่อง พยานลงนาม ด้านขวา เลือกพยานทีละช่อง: 1. ฝ่ายประมูลงาน · 2. ฝ่ายบัญชี · 3. ฝ่ายBS — คนที่เลือกไปแล้วในช่องอื่นจะไม่แสดงซ้ำ ช่องที่ผู้ดูแลระบบล็อกไว้จะเห็นเป็นชื่อเฉย ๆ
- 7(ไม่บังคับ) ส่งอีเมลแจ้งผลถึงคนอื่นเพิ่ม
ในกล่อง แจ้งทางอีเมลเมื่ออนุมัติครบ เปิดสวิตช์ ส่งเพิ่มถึงอีเมลอื่น แล้วกรอกช่อง Email (และ CC Mail ถ้ามี) — ถ้าไม่ต้องการส่งเพิ่ม ปล่อยปิดไว้
- 8ตรวจก่อนส่ง
กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูใบปะหน้าและแผ่นลงนามพยานก่อนส่งจริง
- 9ส่ง หรือบันทึกร่าง
กด ส่งให้อนุมัติ เพื่อส่งให้พยานคนแรกทันที หรือกด บันทึกเป็นร่าง ถ้ายังไม่พร้อมส่ง ระบบจะพาไปหน้าเอกสาร
ร่างที่บันทึกไว้หาได้ที่เมนู แบบฟอร์มของฉัน — เปิดแล้วกด แก้ไขเอกสาร เพื่อแก้ หรือ ส่งให้อนุมัติ เมื่อพร้อม
การอนุมัติ
พยานทั้ง 3 คนลงนาม ตามลำดับทีละคน: ฝ่ายประมูลงาน → ฝ่ายบัญชี → ฝ่ายBS พยานคนถัดไปจะได้รับแจ้งเมื่อคนก่อนหน้าอนุมัติแล้ว
- พยานจะได้รับแจ้งเตือน มีเอกสารรอการอนุมัติ และเห็นเอกสารในเมนู รออนุมัติ ทั้งบนเว็บและในแอป
- พยานเปิดเอกสาร ตรวจใบปะหน้าและไฟล์ข้อตกลงที่แนบ แล้วกด อนุมัติ → เลือกวิธีลงลายเซ็น เซ็นเอง หรือ เลือกลายเซ็นในระบบ → กด อนุมัติ อีกครั้งเพื่อยืนยัน (ในแอปคือ เซ็นออนไลน์ หรือ ลายเซ็นในระบบ)
- ถ้าพยานไม่เห็นด้วย กด ปฏิเสธ ได้ แต่ต้องพิมพ์เหตุผลในช่องความคิดเห็นก่อน — เอกสารจะจบที่สถานะ ไม่อนุมัติ และผู้สร้างได้รับแจ้ง
- ลายเซ็น ชื่อ ตำแหน่ง และวันที่ของพยานแต่ละคน จะขึ้นบน แผ่นลงนามพยาน ตรงช่องฝ่ายของตัวเอง
- เมื่อพยานคนที่ 3 อนุมัติ เอกสารเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว และผู้สร้างได้รับแจ้งเตือน เอกสารได้รับการอนุมัติ
อีเมลหลังพยานลงนามครบ: ระบบส่งอีเมลอัตโนมัติถึง ผู้สร้างเอกสาร + พยานทั้ง 3 คน (ใช้อีเมลในบัญชีผู้ใช้ของแต่ละคน) + อีเมลที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ประจำแบบฟอร์มนี้ ส่วนอีเมลที่ผู้สร้างกรอกเพิ่มตอนสร้างเอกสารจะได้รับแบบสำเนา (CC) · ในอีเมลมีปุ่มดาวน์โหลด PDF ฉบับสมบูรณ์ (ใบปะหน้า + ไฟล์ข้อตกลง + แผ่นลงนาม)
การพิมพ์และไฟล์ PDF
ปุ่มพิมพ์และดาวน์โหลด PDF ในหน้าเอกสารจะใช้ได้ หลังพยานอนุมัติครบทั้ง 3 คน เท่านั้น ระหว่างรออนุมัติยังเปิดดูเอกสารในระบบได้ตามปกติ เอกสาร 1 ชุดเรียงดังนี้:
- แผ่นแรก — ใบปะหน้า: หัวกระดาษบริษัท, เลขที่และวันที่เอกสาร, หัวเรื่อง บันทึกข้อตกลงผู้รับเหมา, โครงการ, ชื่อชุดผู้รับเหมา, รายชื่อผู้เบิก Payment 1–6, ผู้จัดทำเอกสาร (ชื่อ ตำแหน่ง แผนก/ฝ่าย) และรายการไฟล์ที่แนบ
- ถัดมา — ไฟล์ข้อตกลงที่แนบ: ทุกไฟล์เรียงตามลำดับในรายการ ไฟล์ PDF ต่อครบทุกหน้า รูปจะย่อให้พอดีหน้า A4
- แผ่นสุดท้าย — แผ่นลงนามพยาน: ข้อความว่าพยานรับทราบบันทึกข้อตกลงเลขที่นี้พร้อมจำนวนไฟล์แนบ และช่องลงนาม 3 ช่อง ฝ่ายประมูลงาน / ฝ่ายบัญชี / ฝ่ายBS
- ใบปะหน้าและแผ่นลงนามมีเลขที่เอกสารทั้งหัวและท้ายกระดาษ ถ้ากระดาษหลุดออกจากชุดก็จับคู่กลับได้
- เมื่ออนุมัติครบ ใบปะหน้าจะมี QR Code ไว้สแกนตรวจสอบที่มาของเอกสารใน Form Pro
ข้อควรระวัง
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมช่องพยานบางช่องเลือกไม่ได้ เห็นแค่ชื่อ?
ผู้ดูแลระบบล็อกพยานของฝ่ายนั้นไว้ในแม่แบบ ระบบจะใช้คนนั้นเสมอ ส่วนช่องที่ไม่ได้ล็อกคุณเลือกเองได้ ถ้าชื่อที่ล็อกไว้ไม่ถูกต้อง ให้แจ้งผู้ดูแลระบบ
หาชื่อพยานที่ต้องการในรายการไม่เจอ
รายชื่อพยานมาจากรายชื่อที่ผู้ดูแลระบบอนุญาตไว้สำหรับแบบฟอร์มนี้ และต้องเป็นบัญชีที่ยังใช้งานอยู่ในบริษัทเดียวกัน · คนที่ถูกเลือกในช่องอื่นแล้วจะไม่แสดงซ้ำ ถ้ายังหาไม่เจอให้แจ้งผู้ดูแลระบบ
ทำไมเลขที่เอกสารไม่เหมือนฉบับเก่า?
ตั้งแต่ 1 ต.ค. 2569 เลขที่เอกสารแยกตามหน่วยงานที่เลือก เช่น FM-BS-IT-2569-0001 แต่ละหน่วยงานนับเลขของตัวเอง เอกสารที่สร้างก่อนหน้านั้นยังใช้เลขเดิมแบบ FM-BS-2569-000x
ส่งไปแล้วพบว่าแนบไฟล์ผิด ทำอย่างไร?
ถ้าพยานคนแรกยังไม่ได้ดำเนินการ กด ยกเลิกการส่ง ในหน้าเอกสาร แล้วแก้ไขไฟล์และส่งใหม่ · ถ้ามีพยานอนุมัติไปแล้ว กด ยกเลิกเอกสาร แล้วทำฉบับใหม่ (ต้องแนบไฟล์ใหม่)
ทำไมยังพิมพ์หรือดาวน์โหลด PDF ไม่ได้?
ต้องรอให้พยานอนุมัติครบทั้ง 3 คนก่อน ปุ่มพิมพ์และดาวน์โหลดจึงจะใช้ได้ ดูความคืบหน้าได้ในหน้าเอกสาร
ใครได้รับอีเมลเมื่อพยานลงนามครบ?
ผู้สร้างเอกสาร พยานทั้ง 3 คน และอีเมลที่ผู้ดูแลระบบตั้งไว้ประจำแบบฟอร์ม ได้รับอัตโนมัติ ถ้าคุณเปิด ส่งเพิ่มถึงอีเมลอื่น ตอนสร้าง อีเมลที่กรอกไว้จะได้รับแบบสำเนา (CC) ด้วย