บันทึก / Memorandum

แบบฟอร์มนี้ใช้ทำอะไร

บันทึก / Memorandum คือบันทึกข้อความภายในบริษัท ใช้ได้ทุกเรื่องที่ต้องการแจ้งหรือขออนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ขออนุมัติจัดซื้อ แจ้งเพื่อทราบ ขอความเห็น หรือสั่งการ เมื่อผู้อนุมัติครบทุกคน ระบบจะพิมพ์เป็นเอกสาร A4 ตามแบบฟอร์มบริษัท พร้อมลายเซ็นทุกคนและใบปะหน้าสรุปผลการอนุมัติ

• อยู่ในแผนก Head Office ของเมนู แบบฟอร์ม
• เลือกผู้อนุมัติได้ 1–5 คน ตามลำดับ — ระบบจัดตารางลงนามท้ายเอกสารให้เอง ไม่ต้องลากวางลายเซ็น
• ผู้ขออนุมัติ (คนเขียน) ลงนามเป็นขั้นแรก แล้วผู้อนุมัติลงนามต่อทีละคน

ก่อนเริ่ม

• ตั้ง ลายเซ็น ของคุณไว้ที่หน้าโปรไฟล์ก่อน (จะได้กดเลือกตอนลงนามได้เลย) — หรือเซ็นสดตอนลงนามก็ได้
• รู้ชื่อผู้อนุมัติและลำดับ เช่น หัวหน้าฝ่าย → ผู้จัดการฝ่ายที่เกี่ยวข้อง → ผู้อำนวยการ
• เตรียมไฟล์แนบ (ถ้ามี) เช่น ใบเสนอราคา รูปภาพ

ขั้นตอนบนเว็บ

1. 1
   เปิดแบบฟอร์ม

   กดเมนู แบบฟอร์ม ทางซ้าย → เลือกแผนก Head Office จากรายการด้านซ้าย (หรือพิมพ์ memo ในช่องค้นหาด้านบน ค้นได้ทุกแผนก) → กด สร้าง ที่แบบฟอร์ม บันทึก / Memorandum

   

2. 2
   เลือกหน่วยงาน

   ที่ช่อง หน่วยงาน เลือกฝ่ายของคุณ ระบบจะออก เลขที่เอกสาร ให้อัตโนมัติ เช่น MEMO-IT-2569-0001 (ต้องเลือกก่อนถึงจะบันทึกได้)

   

3. 3
   กรอกข้อมูลทั่วไป

   กรอก โครงการ วันที่ เรื่อง เรียน และ จาก (ช่องที่มี * ต้องกรอก) ช่อง ผ่าน / Via ใส่เมื่อเอกสารต้องผ่านใครก่อนถึงผู้รับ

   

4. 4
   เลือกประเภทของบันทึก

   ติ๊กได้หลายข้อ เช่น เพื่อขออนุมัติ ถ้าเลือก อื่นๆ ให้พิมพ์ระบุในช่องด้านขวา

   

5. 5
   พิมพ์ข้อความ

   กล่องข้อความมีขนาดเท่ากรอบบนกระดาษจริง — ตัดบรรทัดตรงกับตอนพิมพ์ออกมาทุกบรรทัด ตัวหนังสือเริ่มต้นขนาด 16 ถ้ายาวเกินหนึ่งหน้า จะมีเส้นประสีแดงบอกจุดขึ้นหน้าใหม่ และท้ายกล่องบอกว่าตอนนี้กี่หน้า

   

   ใส่ตัวเลขหรือรายการเป็นคอลัมน์ ให้ใช้ปุ่ม ตาราง จะตรงกว่าเว้นวรรค

6. 6
   ใช้แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ

   เลือกข้อความก่อน แล้วกดปุ่มที่ต้องการ (ดูความหมายของแต่ละปุ่มในตารางถัดไป)

   

7. 7
   แทรกข้อความสำเร็จรูป

   วางเคอร์เซอร์ที่บรรทัดใหม่ → กด ข้อความสำเร็จรูป → เลือกประโยคปิดท้าย เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ

   

8. 8
   เลือกผู้อนุมัติ

   ทางขวา กด + เลือกผู้อนุมัติ ทีละคนตามลำดับ (สูงสุด 5 คน) ใช้ลูกศร ↑ ↓ สลับลำดับ หรือ ✕ เอาออก ช่อง ชื่อบทบาทในเอกสาร ใส่ได้ถ้าต้องการให้หัวช่องลงนามเป็นชื่ออื่น เช่น ผู้ตรวจสอบ (ไม่ใส่ = ผู้อนุมัติ 1, 2, …)

   

9. 9
   แจ้งอีเมลเมื่ออนุมัติครบ (ถ้าต้องการ)

   เปิด ส่งอีเมลอัตโนมัติ แล้วใส่อีเมลผู้รับ ระบบจะส่งไฟล์ PDF ให้เมื่ออนุมัติครบทุกคน — ถ้าไม่ต้องการ ปล่อยปิดไว้

   

10. 10
    ดูตัวอย่างก่อนส่ง

    กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูหน้ากระดาษ A4 ที่จะพิมพ์ออกมาจริง ตารางลงนามท้ายเอกสารจะมีชื่อทุกคนรอไว้ ลายเซ็นจะขึ้นเมื่อแต่ละคนลงนาม

    

    

11. 11
    ส่งให้อนุมัติ หรือบันทึกเป็นร่าง

    กด ส่งให้อนุมัติ เมื่อพร้อม หรือ บันทึกเป็นร่าง ถ้ายังไม่เสร็จ (ร่างอยู่ที่เมนู แบบฟอร์มของฉัน)

    

12. 12
    ลงนามในฐานะผู้ขออนุมัติ (ขั้นแรก)

    หลังส่ง ระบบเปิดหน้าเอกสาร และคุณคือผู้ลงนามขั้นแรก กด อนุมัติ → เลือก เลือกลายเซ็นในระบบ (หรือ เซ็นเอง) → กด อนุมัติ อีกครั้ง เอกสารจึงจะไปถึงผู้อนุมัติคนแรก

    

    

    ยังแก้เอกสารได้ด้วยปุ่ม ยกเลิกการส่ง — เฉพาะก่อนที่ผู้อนุมัติคนแรกจะดำเนินการ

13. 13
    ติดตามว่าถึงใครแล้ว

    ดูได้ที่การ์ด ขั้นตอนการอนุมัติ ในหน้าเอกสาร หรือเมนู ติดตามสถานะอนุมัติ ป้าย รอดำเนินการ คือคนที่เอกสารรออยู่ตอนนี้

    

    

ปุ่มบนแถบเครื่องมือ

ช่องที่ต้องกรอก

การอนุมัติ

1. 1
   ผู้ขออนุมัติลงนามก่อน

   คนเขียนบันทึกเป็นขั้นที่ 1 — ต้องกด อนุมัติ และเลือกลายเซ็นหลังส่ง

2. 2
   ผู้อนุมัติได้รับแจ้งตามลำดับ

   ผู้อนุมัติแต่ละคนเห็นเอกสารในเมนู รออนุมัติ (ในแอปคือแท็บ อนุมัติ แถบล่าง) เมื่อถึงคิวตัวเอง และได้รับการแจ้งเตือน

   

3. 3
   อนุมัติหรือปฏิเสธ

   ผู้อนุมัติอ่านเอกสาร → พิมพ์ความเห็น (ไม่บังคับ แต่ ต้องใส่เหตุผลเมื่อปฏิเสธ) → กด อนุมัติ แล้วเลือกลายเซ็น หรือ ปฏิเสธ ความเห็นทั้งหมดจะแสดงในใบปะหน้า

   

4. 4
   อนุมัติครบ

   สถานะเปลี่ยนเป็น อนุมัติแล้ว พิมพ์หรือดาวน์โหลด PDF ได้จากหน้าเอกสาร

   

การพิมพ์และไฟล์ PDF

กด พิมพ์ หรือ ดาวน์โหลด PDF ที่หน้าเอกสาร ไฟล์ประกอบด้วย ใบปะหน้าสรุปผลการอนุมัติ (ลำดับผู้ลงนาม วันเวลา ความเห็น และ QR ตรวจสอบเอกสาร) ตามด้วย บันทึก ที่มีตารางลงนามครบทุกคน และไฟล์แนบต่อท้าย ข้อความยาวหลายหน้า ระบบแบ่งหน้าให้เอง

• ผู้ลงนามไม่เกิน 4 คน (รวมผู้ขอ) — ตารางลงนามแถวเดียว · 5–6 คน — 2 แถว แถวละ 3
• หัวช่องลงนามใช้ชื่อบทบาทที่ตั้งไว้ ไม่ตั้ง = ผู้อนุมัติ 1, 2, …
• ช่องของคนที่ยังไม่ลงนามจะว่างไว้ พร้อมวันที่ ..../..../....

ข้อควรระวัง

คำถามที่พบบ่อย