ตั้งค่าเอกสาร: ผู้ขอ/ผู้อนุมัติ การมองเห็น ลำดับอนุมัติ และเลขที่เอกสาร

ภาพรวม

• ทุกหน้าในหัวข้อนี้ต้องมีสิทธิ์ จัดการตั้งค่าระบบ (หรือเป็น Super Admin) จึงจะแก้ได้ · สิทธิการมองเห็นเอกสาร ใช้ได้ทั้งผู้ที่มีสิทธิ์ แก้สิทธิ์การใช้งาน หรือ จัดการตั้งค่าระบบ
• หน้า ผู้ขอ/ผู้อนุมัติเอกสาร ตั้งค่าอนุมัติเอกสาร และ สิทธิการมองเห็นเอกสาร ตั้งแยกตามบริษัทที่เลือกอยู่ — หน้าจอบอกชื่อบริษัทที่กำลังตั้งค่า
• บนแอปมือถือตั้งได้เฉพาะ สิทธิการมองเห็นเอกสาร (ตั้งค่า → ผู้ดูแลระบบ) หน้าที่เหลือตั้งบนเว็บ

ผู้ขอ/ผู้อนุมัติเอกสาร

1. 1
   เปิดเมนู 「ผู้ขอ/ผู้อนุมัติเอกสาร」 แล้วเลือกแบบฟอร์มทางซ้าย

   ค้นหาด้วยรหัส/ชื่อ หรือกรองตามแผนกได้

2. 2
   ตั้ง **ผู้ขออนุมัติ**

   เปิดสวิตช์ ให้เลือกผู้ขออนุมัติจากรายชื่อได้ ถ้าต้องการให้ผู้สร้างเลือกผู้ขอแทนตัวเองได้ (ปิด = ผู้ขอคือคนที่ล็อกอินเสมอ) แล้วกด เพิ่มผู้ขออนุมัติ เพื่อเลือกรายชื่อ

3. 3
   ตั้ง **ผู้อนุมัติ**

   กด เพิ่มผู้อนุมัติ แล้วติ๊กรายชื่อคนที่ให้เลือกเป็นผู้อนุมัติได้ (แบบฟอร์มที่ไม่ต้องอนุมัติ ตั้งได้เฉพาะผู้ขอ)

4. 4
   กด 「บันทึกการตั้งค่า」

• รายชื่อว่าง = ไม่จำกัด หน้าสร้างเอกสารจะให้เลือกได้จากพนักงานที่ใช้งานอยู่ทุกคน
• รายชื่อผู้ขอไม่ได้จำกัดว่าใครสร้างเอกสารได้ — ผู้ที่ล็อกอินตั้งตัวเองเป็นผู้ขอได้เสมอ
• เลือกได้เฉพาะพนักงานของบริษัทที่กำลังตั้งค่า

สิทธิการมองเห็นเอกสาร (โฟลเดอร์แผนก)

เอกสารทุกใบอยู่ในโฟลเดอร์ของแผนกเจ้าของแบบฟอร์ม หน้านี้กำหนดว่านอกจากสมาชิกของแผนกนั้นแล้ว ใครเห็นเอกสารของแผนกนี้ได้อีก — ให้สิทธิ์แผนกไหน ผู้ได้รับสิทธิ์จะเห็นทั้งเอกสารในโฟลเดอร์นั้น และเอกสารที่คนในแผนกนั้นสร้างไว้ในโฟลเดอร์อื่น (เช่น Memo ที่คนในแผนกเขียน) รวมเอกสารเก่าทั้งหมดทันทีที่บันทึก

1. 1
   เปิด 「สิทธิการมองเห็นเอกสาร」 แล้วเลือกโฟลเดอร์แผนก

   เว็บ: เมนูกลุ่ม คนและองค์กร · มือถือ: ตั้งค่า → ผู้ดูแลระบบ → สิทธิการมองเห็นเอกสาร

2. 2
   กด 「เพิ่มสิทธิ์」

   เลือกให้ ทั้งแผนก ทั้งบทบาท (ทุกคนที่มีบทบาทนั้นในบริษัท) หรือ รายบุคคล เลือกได้หลายรายการพร้อมกัน

3. 3
   เลือกระดับสิทธิ

   ดูอย่างเดียว (ค่าเริ่มต้น) = เห็นแบบฟอร์มและเอกสารแต่สร้าง/แก้ไม่ได้ · ดู + สร้าง/แก้ไข = ใช้งานได้เต็มที่

   ระดับ ดู + สร้าง/แก้ไข ยังต้องมีสิทธิ์ สร้างเอกสาร / แก้ไขเอกสาร ในบทบาทด้วย

4. 4
   ยืนยันการเพิ่ม

   รายการที่เพิ่มแล้วแสดงแยกเป็น แผนก / บทบาท / รายบุคคล เปลี่ยนระดับหรือลบออกได้ภายหลัง

• สวิตช์ แสดงในหน้าสร้างแบบฟอร์ม — คุมว่าสร้างเอกสารจากแบบฟอร์มของแผนกนี้ในหน้า แบบฟอร์ม ได้หรือไม่ · ปิดแล้วแบบฟอร์มของแผนกนี้จะไม่มีปุ่ม สร้าง (ถ้ามีเอกสารที่ผู้ใช้เห็นได้ จะขึ้นเป็น ดูอย่างเดียว ถ้าไม่มีก็ไม่แสดง) — ยังเป็นแผนกและตั้งสิทธิ์เห็นเอกสารได้ตามปกติ
• ระบบเริ่มใช้สิทธิ์แบบโฟลเดอร์อัตโนมัติเมื่อบันทึกการให้สิทธิ์ครั้งแรก — สถานะนี้ดูได้ที่ ฟีเจอร์ระบบ → สิทธิ์เข้าถึงแบบโฟลเดอร์ (แผนก) (ถ้าปิด ทุกคนเห็นเอกสารทั้งบริษัท ยกเว้นร่างของคนอื่น)

ตั้งค่าอนุมัติเอกสาร (ลำดับเริ่มต้น)

1. 1
   เปิดเมนู 「ตั้งค่าอนุมัติเอกสาร」 แล้วเลือกแบบฟอร์ม

   รายการมีเฉพาะแบบฟอร์มที่ต้องอนุมัติ

2. 2
   กด 「เพิ่มขั้นอนุมัติ」 แล้วเลือกผู้อนุมัติของแต่ละขั้น

   เลือกได้จากรายชื่อผู้อนุมัติที่อนุญาตในหน้า ผู้ขอ/ผู้อนุมัติเอกสาร (ถ้ายังไม่จำกัด เลือกได้จากพนักงานทุกคน)

3. 3
   กด 「บันทึกการตั้งค่า」

   ลำดับนี้จะเติมให้อัตโนมัติตอนสร้างเอกสาร ผู้สร้างยังปรับได้

ตั้งค่าเลขที่เอกสาร

ระบบใช้รูปแบบที่เจาะจงที่สุดก่อน: ฟอร์ม+แผนก → ฟอร์มทั้งระบบ → แผนก → ค่าเริ่มต้น ตั้งได้ 3 แท็บ: ตามแบบฟอร์ม ตามแผนก ค่าเริ่มต้น

1. 1
   เลือกแท็บและแบบฟอร์ม/แผนกที่จะตั้ง

   ตั้งเฉพาะฟอร์ม: เปิด ใช้รูปแบบ/เลขแยกเฉพาะฟอร์มนี้ · ตั้งเฉพาะแผนก: เปิด ใช้รูปแบบเฉพาะแผนกนี้ · ปิดสวิตช์ = ใช้รูปแบบระดับถัดไป

2. 2
   ประกอบรูปแบบเลขที่

   เพิ่มส่วนประกอบ เช่น อักษรย่อฟอร์ม รหัสแผนก รหัสบริษัท ปี พ.ศ. เดือน ตัวคั่น และ เลขลำดับ (เลือกจำนวนหลักได้) ดูผลที่ ตัวอย่างเลขที่ ทันที

   ต้องมี เลขลำดับ อย่างน้อย 1 จุด ไม่อย่างนั้นเลขที่อาจซ้ำกัน

3. 3
   เลือกการรีเซ็ตเลข

   ทุกปี (พ.ศ.) ทุกปี (ค.ศ.) ทุกเดือน หรือ ไม่รีเซ็ต

4. 4
   กด 「บันทึกการตั้งค่า」
5. 5
   ต่อเลขจากระบบเดิม (ถ้าต้องการ)

   ในแท็บ ตามแบบฟอร์ม กล่อง เลขรันของฟอร์มนี้ กด ตั้งเลขถัดไป ใส่ลำดับที่ต้องการ แล้ว บันทึกเลข (มีบันทึกประวัติการแก้ไข)

   ถ้าฟอร์มใช้เลขชุดรวมกับฟอร์มอื่น การตั้งเลขจะมีผลกับทุกฟอร์มในชุดนั้น — หน้าจอจะแจ้งไว้