สถานะของเอกสาร
| ร่าง | ยังไม่ได้ส่ง เห็นเฉพาะคนสร้าง (บนมือถือแสดงเป็น ฉบับร่าง) |
| รออนุมัติ | ส่งแล้ว กำลังรอผู้อนุมัติ — บนเว็บบางที่แสดงจำนวนขั้นที่ผ่านแล้วด้วย เช่น รออนุมัติ 1/3 |
| อนุมัติแล้ว | ผู้อนุมัติครบทุกขั้นแล้ว พิมพ์หรือดาวน์โหลด PDF ได้ |
| ไม่อนุมัติ | มีผู้อนุมัติกดปฏิเสธ ดูเหตุผลในหน้าเอกสาร |
| ยกเลิก | ผู้สร้างยกเลิกเอกสารระหว่างรออนุมัติ |
| บันทึกแล้ว | แบบบันทึกที่ไม่ต้องอนุมัติ บันทึกเข้าระบบเรียบร้อย (บนมือถือแสดงเป็น บันทึก) |
ดูในหน้าเอกสาร
- การ์ด ขั้นตอนการอนุมัติ บอกว่าเสร็จไปกี่ขั้น และแต่ละคนอยู่สถานะไหน: อนุมัติแล้ว รอดำเนินการ (คนที่เอกสารรออยู่ตอนนี้) ปฏิเสธ หรือ ยังไม่ถึง
- การ์ด บันทึกการทำงาน เรียงเหตุการณ์ตั้งแต่สร้าง ส่ง อนุมัติ จนถึงความเห็นของแต่ละคน และบอกว่า กำลังรออนุมัติจาก ใคร
หน้าติดตามสถานะอนุมัติ
- 1เปิดเมนู 「ติดตามสถานะอนุมัติ」
แท็บ เอกสารของฉัน แสดงเอกสารที่คุณสร้าง แท็บ เอกสารทั้งหมด แสดงทุกเอกสารที่คุณมีสิทธิ์เห็น
- 2กรองรายการ
เลือก ทั้งหมด กำลังดำเนินการ อนุมัติแล้ว หรือ ไม่อนุมัติ ค้นหาด้วยเลขที่ ชื่อ ผู้สร้าง หรือชื่อผู้อนุมัติ และกรองตามแผนก ผู้อนุมัติที่ค้าง แบบฟอร์ม หรือช่วงวันที่ได้
- 3ดูโฟลว์อนุมัติ
แต่ละแถวบอกว่า กำลังรออนุมัติจาก ใคร และรอมาแล้วกี่วัน กดที่แถวเพื่อดู โฟลว์อนุมัติ ตั้งแต่สร้างเอกสารจนเสร็จ พร้อมเวลาที่ใช้แต่ละขั้น แล้วกด เปิดเอกสาร เพื่อไปหน้าเอกสาร
การแจ้งเตือนที่ผู้สร้างเอกสารได้รับ
- เมื่อเอกสาร อนุมัติครบทุกขั้น
- เมื่อเอกสาร ถูกปฏิเสธ (พร้อมเหตุผล) หรือถูกยกเลิก
- ระหว่างทางที่แต่ละขั้นอนุมัติ ระบบแจ้งผู้อนุมัติคนถัดไป ไม่ได้แจ้งผู้สร้าง — ดูความคืบหน้าได้ที่หน้าติดตามสถานะ
เอกสารค้าง ทำอย่างไรดี
เอกสารรอนานผิดปกติ
ดูที่หน้าติดตามสถานะว่ารออยู่ที่ใคร แล้วติดต่อคนนั้นโดยตรง — ระบบแจ้งเตือนผู้อนุมัติไปแล้วตอนเอกสารถึงคิว
Memo ส่งแล้วแต่ผู้อนุมัติยังไม่เห็น
ดูขั้นที่ 1 ในขั้นตอนการอนุมัติ ถ้ายัง รอดำเนินการ อยู่ที่ชื่อคุณ แปลว่าคุณยังไม่ได้กด อนุมัติ ลงนามในฐานะผู้ขอ
เลือกผู้อนุมัติผิดคน หรือผู้อนุมัติลาพัก
ถ้าผู้อนุมัติคนแรกยังไม่ได้ดำเนินการ ผู้สร้างกด ยกเลิกการส่ง แล้วเปลี่ยนผู้อนุมัติและส่งใหม่ได้ ถ้ามีคนอนุมัติไปแล้วบางขั้น ให้กด ยกเลิกเอกสาร แล้วทำฉบับใหม่ (ระบบคัดลอกข้อความเดิมให้) — ดูหัวข้อ ร่าง แก้ไข และยกเลิกการส่ง
เอกสารอนุมัติครบแล้วแต่พบว่าข้อมูลผิด
เอกสารที่อนุมัติครบแล้วยกเลิกเองไม่ได้ ให้ทำฉบับใหม่ด้วยปุ่มคัดลอกสร้างใหม่ และแจ้งผู้ดูแลระบบถ้าต้องจัดการฉบับเดิม